Szukasz wybitnych specjalistów IT, którzy dowiozą projekt?

Nadmiar informacji: nowy obieg danych sprzedażowych w dużej firmie kurierskiej

Jak rozwiązaliśmy problem nadmiaru danych u klienta i usprawniliśmy zarządzanie nimi?

W skrócie:

Klient

NDA

Kraj

NDA
Zakres projektu i technologie

czasochłonne wprowadzanie danych, hurtownia danych,
uporządkowanie zarządzania danymi, generowanie raportów

Branża

Logistyka i przesyłki międzynarodowe
Stack technologiczny

- MS PowerShell w wersjach 5 i 7 do skryptów automatyzujących
- MS SQL Server do zarządzania bazami danych
- Dane podstawowe i pliki płaskie przechowywane w Comet, systemie sprzedażowym
- Technologia IBM Workspace
- Interfejs IBM WK.

Czas trwania

8 miesięcy

Ideamotive zbudowało dla firmy logistycznej system zarządzania danymi sprzedażowymi, obejmujący pobieranie danych z wielu źródeł (proces ETL) w nowoczesnej architekturze danych. Ręcznego i półautomatycznego wprowadzania danych jest nawet o 99% mniej, a zarząd czeka na odpowiedź kilka sekund zamiast kilku dni.

Uruchomienie hurtowni danych i uporządkowanie zarządzania bazami sprawiło, że każdy pracownik szybko rozumie proces, błędów jest mniej, a analiza przychodów przebiega szybciej.

Wszystko to widać w liczbach. Raporty powstają teraz średnio o 40-50% szybciej, a część z nich jest w 100% automatyczna. Przy skali danych, które klient przetwarza co miesiąc, to setki roboczogodzin zaoszczędzonych jego pracownikom.

Wyzwanie – czas pobierania danych, automatyzacja, wiele źródeł:

U klienta dział sprzedaży i cen przetwarza raporty finansowe i przychodowe, dane o pozyskiwaniu klientów oraz wewnętrzne raporty sprzedażowe. Ręczne wprowadzanie danych z wielu źródeł oznaczało jednak stracony czas i wolniejszą pracę. Dane przychodziły każdego dnia w różnych formatach: e-mailem, w arkuszach kalkulacyjnych czy plikach baz danych. Na początku miesiąca wyznaczona osoba zawsze musiała być na miejscu, żeby pobrać pliki Excela własnymi skryptami, a potem uruchomić makra. Zajmowało to 2 dni. Część raportów trzeba było generować codziennie. Pobranie i wczytanie danych zajmowało jednej osobie od 1 do 1,5 godziny.

Wcześniejsze próby automatyzacji, skrypty w Pythonie pisane na własną rękę, były tylko rozwiązaniem doraźnym i zawodziły przy dużych zbiorach danych, co prowadziło do problemów z zarządzaniem danymi. Efekt: słaba jakość danych, sporadyczne błędy i mniej czasu na ważniejsze zadania.

Klient chciał skrócić czas pobierania danych z dni do minut. Potrzebował jednolitego systemu zarządzania danymi oraz doświadczonego zespołu, który ułoży sprawne procedury i zbuduje przyjazne w obsłudze hurtownie danych.

Ideamotive połączyło wiedzę techniczną z realnym zrozumieniem naszych potrzeb biznesowych. Ich data manager prowadził przejrzystą dokumentację i jasno przekazywał wnioski mnie i naszemu kierownictwu, dzięki czemu wszyscy byliśmy na bieżąco.

Menedżer ds. cen i analizy sprzedaży

w firmie klienta

Nasza rola:

Klientowi brakowało mocy przerobowych w analityce, głównie z powodu nieuporządkowanych procesów przetwarzania danych, braku dokumentacji i rozbudowanych skryptów w Pythonie, które groziły utratą danych. Procesy sprzedażowe musiały działać bez zakłóceń, a z nimi wszystko, co od nich zależy: płatności, fakturowanie i ochrona danych wrażliwych.

Klient szukał zewnętrznego specjalisty nie tylko po to, żeby się od niego uczyć. Chciał, żeby rzetelnie ocenił procesy, poprowadził automatyzację i wzmocnił je solidną ochroną danych.

Ideamotive odpowiedziało na tę potrzebę i podstawiło inżynierów danych, którzy przeprowadzili audyt procedur zarządzania danymi w dziale sprzedaży i cen klienta, a następnie zbudowali nowy obieg danych.

Zespół potrzebował doświadczonego lidera, który, jak wymagał klient, miał już za sobą budowę nowoczesnego stacku danych w dużej firmie. Odpowiedniego kandydata znaleźliśmy w naszej bazie specjalistów w jeden dzień. Klient zaakceptował go po jednej rozmowie, bo spełniał wszystkie wymagania.

Gdy inżynierowie danych dołączyli do zespołu klienta, lider projektu podzielił prace na trzy etapy:

Etap 1 – audyt

Przez sześć tygodni inżynierowie danych oceniali stan modeli danych i procesów u klienta, sprawdzali, gdzie leży wiedza i jak przetwarza się dane.

Etap 2 – współpraca

Po audycie było jasne, co trzeba usprawnić: zautomatyzować wprowadzanie danych, ustalić stałe procedury, ograniczyć niespójności i sprawniej przygotowywać raporty finansowe. Zespół klienta bardzo pomógł nam zrozumieć obecne procesy i to, jak są administrowane.

Etap 3 – rozwiązanie

Ideamotive wdrożyło nowe procesy zarządzania danymi. Dane źródłowe dostały wspólny format, a hurtownia danych zebrała je w jednym miejscu. Zespół uruchomił proces ETL, który przeniósł dane z systemów zewnętrznych i wewnętrznych, a dziś na bieżąco pokazuje, jak dane przepływają przez organizację.

Kluczowe było zrozumienie skali problemu: przez pierwsze 6 tygodni audytu nie napisaliśmy ani jednej linii kodu. Po prostu analizowaliśmy, jak rozproszona jest wiedza i jak można ją zebrać w jednym miejscu.

Programista baz danych i data manager ds. cen, controllingu i sprzedaży

Ideamotive

Efekty:

Ze względu na rygorystyczne wymogi bezpieczeństwa klient miał zamkniętą listę dopuszczonych frameworków i narzędzi. Ideamotive trzymało się tej listy: korzystało z narzędzi natywnych i automatyzowało kluczowe procesy w wyznaczonym stacku technologicznym, zgodnie z zakresem projektu.

Ideamotive rozwiązało krytyczne problemy w codziennej pracy klienta. Ręczne przepisywanie danych i niespójności zniknęły, więc informacje są dokładne i wiarygodne. Uporządkowane procesy skróciły czas pobierania danych z dni do sekund.

Poprawiliśmy też dostęp do baz rozproszonych po różnych lokalizacjach. Dane, z których dział sprzedaży korzysta codziennie, znajduje się teraz szybko i intuicyjnie. Nowa baza jest dziś jedynym źródłem prawdy dla działu sprzedaży.

Zbudowaliśmy model danych, więc klient korzysta dziś z nowoczesnego stacku danych z zestawem praktyk pracy z danymi i API dla zespołu analitycznego. Co najważniejsze, automatyzacja ułatwiła tworzenie raportów, a klient sprawniej analizuje dane rozliczeniowe, transportowe i wyniki finansowe.

Współpraca z Ideamotive przebiegała bardzo gładko, bez nieprzyjemnych sytuacji. Wszystko, co choćby zbliżało się do problemu, rozwiązywaliśmy na bieżąco.

Lider zespołu analityki danych

w firmie klienta