Zacznijmy od wyjaśnienia jednej rzeczy: skalowanie biznesu to nie to samo, co rozwijanie firmy.
Rozwijanie firmy może po prostu oznaczać, że zdobywasz więcej klientów i zamykasz więcej transakcji. To świetnie. Ale jeśli jednocześnie rodzi to potrzebę zatrudnienia dodatkowych osób i odpowiednio zwiększa koszty operacyjne – prawdopodobnie nie skalujesz.
Skalowanie biznesu oznacza znaczący wzrost przychodów przy utrzymaniu stosunkowo niskich kosztów operacyjnych. W większości przypadków wymaga to zwiększenia efektywności procesów biznesowych.
Jednym z najbardziej oczywistych sposobów jest automatyzacja procesów biznesowych (BPA) w firmie. Można ją wdrożyć na różne sposoby: korzystając z oprogramowania do zarządzania przepływem pracy, projektując nawyki organizacyjne albo po prostu zlecając część zadań na zewnątrz (np. outsourcing tworzenia oprogramowania).
Przyjrzyjmy się bliżej różnym sposobom automatyzacji procesów biznesowych. Mogą pomóc Ci skalować firmę w kilka tygodni.
Wykorzystaj dobrze oprogramowanie BPA
Oprogramowanie do automatyzacji procesów biznesowych (albo do zarządzania przepływem pracy) to jedno z najpopularniejszych rozwiązań automatyzujących działania firmy.
Sens jego wdrożenia polega na tym, żeby komputery zajęły się pracą, która a) jest powtarzalna b) wymaga sekwencji przewidywalnych kroków. Przykłady zadań, którymi z powodzeniem może zarządzać oprogramowanie BPA, to procedury rekrutacyjne czy zapytania do obsługi klienta. Główna korzyść z oprogramowania do zarządzania przepływem pracy jest taka, że oszczędza ono zespołowi najbardziej żmudnych zadań, dzięki czemu może on w pełni zaangażować się w działania bezpośrednio związane z rozwojem firmy. Oprogramowanie BPA zapobiega też zakłócaniu ugruntowanych procesów przez ludzkie błędy.
Automatyzacja procesów biznesowych bywa sama w sobie sporym przedsięwzięciem, jeśli masz już ugruntowany system. W przeciwnym razie – jeśli wciąż musisz popracować nad zaprojektowaniem działań i przepływu pracy – oprogramowanie BPA pomoże Ci w takich zadaniach jak:
• usprawnianie procesów biznesowych;
• reengineering procesów biznesowych;
• zarządzanie procesami biznesowymi.
Klucz to korzystanie z oprogramowania do zarządzania przepływem pracy, które naprawdę odpowiada na Twoje potrzeby. W Ideamotive możemy nie tylko zaprojektować dla Ciebie idealne oprogramowanie BPA, ale też pomóc przemyśleć obecny przepływ pracy i znaleźć pole do poprawy (a nawet przeprojektować procesy biznesowe za Ciebie). Po prostu skontaktuj się z nami i poproś o pomoc.
Zaprojektuj nawyki pracy w swoim zespole
Bez względu na to, ile zadań przekażesz oprogramowaniu do zarządzania przepływem pracy, duża część pracy firmy zawsze będzie wymagać udziału człowieka. Pytanie brzmi więc – jak sprawić, żeby ludzki przepływ pracy był możliwie najefektywniejszy, nie tracąc przy tym kreatywności i dobrego samopoczucia pracowników (czyli nie próbując zmienić ich w roboty)?
Nasza rada jest prosta. Projektuj świadomie nawyki organizacyjne, które stanowią dużą część kultury pracy w Twojej firmie. Te nawyki i tak już istnieją, bo są ludzkim sposobem automatycznego reagowania na podobne sytuacje. Czemu tego nie wykorzystać i nie sprawić, żeby przynosiły firmie jak największą korzyść?
Charles Duhigg opisał ogólną strukturę wszystkich nawyków w swojej otwierającej oczy książce “The Power of Habit”. Nazywa ją „pętlą nawyku”, która rozgrywa się w trzech krokach: Wskazówka –> Rutyna –> Nagroda. Kiedy nawyk zostanie zinternalizowany, kroki te wykonują się bez pełnego angażowania mózgu w podejmowanie decyzji. Dzięki temu „moc operacyjna” mózgu może zostać zachowana na zadania bardziej złożone albo po prostu nowe.
Twoi pracownicy prawdopodobnie napotykają w pracy podobne zadania lub sytuacje (Wskazówka), na podstawie których uczą się przyjmować określone zachowania (Rutyna), żeby rozwiązać sytuację albo dojść do konkluzji (Nagroda). Dobra wiadomość jest taka, że nawet mocno ugruntowany nawyk pracy da się łatwo zmienić na korzyść firmy.
Żeby to się stało, wystarczy podmienić część „Rutyna” w pętli nawyku, zostawiając „Wskazówkę” i „Nagrodę” dokładnie takimi, jakie były. Rzecz jasna zależy Ci na wprowadzeniu rutyny, która podniesie produktywność, a w konsekwencji pomoże skalować biznes.
Najprostszy przykład, jak to może działać, to promowanie skrótów klawiszowych wśród pracowników. Oznacza to, że musieliby zastąpić rutynę korzystania z myszy lub touchpada nową rutyną: używaniem poleceń z klawiatury. Według wyliczeń Brainscape zmiana tego jednego nawyku oszczędziłaby przeciętnemu amerykańskiemu pracownikowi 8 pełnych dni roboczych rocznie.
Dostosowując nawyki pracy swoich pracowników, optymalizujesz i automatyzujesz procesy biznesowe wykonywane przez ludzi. Nazywa się to również „dobrymi praktykami biznesowymi”. Przyjęte przez całą organizację, potrafią sprawić, że firma zacznie skalować się wykładniczo.
Zlecaj na zewnątrz, co się da
Znasz bestseller „4-hour Work Week” Tima Ferrisa? Jego rady o produktywności opierają się w dużej mierze na delegowaniu zadań. Jako przedsiębiorca musisz cenić czas i umiejętności swojego zespołu (oraz własne). Znajdź sposób, żeby ocenić, co naprawdę kosztuje Cię więcej – zlecenie części zadań na zewnątrz czy wykonanie ich w zespole?
Częściej, niż mogłoby się wydawać, outsourcing jest najtańszą opcją. Dlatego że jako właściciel firmy masz najcenniejsze zasoby w postaci potencjału i umiejętności swojego zespołu. Powinny więc być przeznaczane przede wszystkim na zadania, w których zespół jest ekspertem.
Outsourcing tworzenia oprogramowania, zarządzania projektami czy księgowości to jedne z najpopularniejszych obszarów delegowania zadań. Po co robić to samodzielnie, jeśli nie jesteś ekspertem w tych dziedzinach? Ktoś inny prawdopodobnie zrobi to szybciej i lepiej, a Ty i Twój zespół zaoszczędzicie czas i zasoby na to, co robicie najlepiej.
Z Twojej perspektywy operacyjnej outsourcing też jest sposobem automatyzacji procesów biznesowych. Jedyna różnica polega na tym, że tym razem zadania wykona nie oprogramowanie BPA, lecz ludzie – eksperci w danej dziedzinie.
Najważniejsze dla Ciebie jest to, że kolejny obszar prowadzenia firmy będzie się teraz „sam o siebie troszczył”. A to oznacza więcej czasu i energii dla zespołu, żeby rozwijać Twoją wyjątkową wizję i jeszcze mocniej skalować biznes.
Gotowy, żeby ulepszyć i skalować swój biznes?
W Ideamotive jesteśmy gotowi pomóc Ci skalować biznes całościowo. Zapewnimy całe potrzebne wsparcie: od przeprojektowania i automatyzacji procesów biznesowych po dostarczenie oprogramowania BPA skrojonego na Twoje potrzeby. Skontaktuj się z nami i powiedz, jak możemy pomóc.
Ciężko pracujemy nad wypracowaniem własnych optymalnych procesów biznesowych i maksymalną automatyzacją zarządzania projektami. Przygotowujemy właśnie whitepaper, w którym podzielimy się naszymi najlepszymi praktykami biznesowymi. Żeby być na bieżąco i dostać powiadomienie, gdy się ukaże – obserwuj nas na Facebooku lub Twitterze.
