O Agile na pewno już słyszałeś. To prawdopodobnie najpopularniejsza metodyka wytwarzania oprogramowania na świecie, która wciąż zdobywa kolejnych zwolenników w firmach technologicznych i działach IT. Zdecydowana większość tych organizacji albo wdrożyła Agile w całości, albo na co dzień korzysta z pojedynczych technik zwinnych.
Ale to nie koniec możliwości. Choć Agile kojarzy się zwykle z tworzeniem stron i aplikacji, praktyki zwinne można wdrożyć praktycznie w każdym zespole i w każdej branży, żeby pomóc firmie się rozwijać.
Manifest Agile
Agile formalnie narodziło się w 2001 roku, gdy grupa założycieli i programistów poszukujących nowych, skuteczniejszych sposobów wytwarzania oprogramowania opublikowała Manifest Agile . Manifest brzmi następująco:
„Odkrywamy nowe metody programowania
dzięki praktyce w programowaniu i wspieraniu w nim innych.
W wyniku naszej pracy zaczęliśmy bardziej cenić:
Ludzi i interakcje od procesów i narzędzi
Działające oprogramowanie od szczegółowej dokumentacji
Współpracę z klientem od formalnych ustaleń
Reagowanie na zmiany od realizacji założonego planu
Manifest powstał przede wszystkim z myślą o wytwarzaniu oprogramowania, ale z czasem inne branże zaczęły stosować to podejście w swojej pracy. Dziś elementy metodyk zwinnych widać w szerokim spektrum biznesu. Od wydawnictw po firmy rekrutacyjne — praktycznie każda organizacja może skorzystać na Agile.
Nie znaczy to, że każda firma POWINNA przejść na Agile w całości. Niektóre biznesy po prostu nie pasują do tej metodyki, inne nie są gotowe na tak głębokie zmiany organizacyjne (pisaliśmy o tym tutaj).
Ale spokojnie! Nie musisz wchodzić w Agile na sto procent, żeby na tej metodyce skorzystać. Oto 5 praktyk Agile, które możesz wdrożyć od zaraz, żeby pomóc swojemu biznesowi rosnąć.
Praktyka Agile nr 1: organizuj codzienne stand-upy
Lewa ręka nie wie, co robi prawa – słyszałeś kiedyś to powiedzenie? Brzmi trochę biblijnie (bo faktycznie jest cytatem z Nowego Testamentu), ale dobrze ilustruje problem obecny w wielu firmach, startupach i organizacjach: przepływ informacji. W świecie wielu projektów i dziesiątek codziennych zadań trudno nadążyć za tym, czym naprawdę zajmują się na co dzień członkowie zespołu. Czasem ludzie dublują pracę, a czasem odwrotnie – zadania zostają niezrobione.
Tu wkracza metodyka zwinna. Żeby być na bieżąco z pracą zespołu, prowadź codzienne 10-15-minutowe stand-upy, na których wszyscy odpowiadają na trzy proste pytania. Dwa pierwsze brzmią tak:
Co zrobiłem od ostatniego stand-upu?
Co zamierzam zrobić dzisiaj?
Jeśli korzystasz z narzędzi do zarządzania projektami, takich jak Asana czy Slack, pewnie powiesz, że masz już projekty pod kontrolą i nie potrzebujesz kolejnego narzędzia ani procesu. Ale codzienne stand-upy to nie tylko informacja. To także wyszukiwanie potencjalnych przeszkód i zagrożeń. Dlatego jest jeszcze trzecie pytanie:
Z jakimi wyzwaniami się mierzę?
Daje to pracownikom szansę, żeby z wyprzedzeniem zasygnalizować potencjalne problemy. Tworzy też w pracy atmosferę, w której ludzie nie boją się mówić o swoich trudnościach i łatwiej proszą o pomoc, o którą inaczej by nie poprosili. Codzienne stand-upy pomagają budować w organizacji kulturę przejrzystości.
PROTIP: zadbaj o to, żeby wszyscy mówili na stojąco – dzięki temu spotkanie będzie krótsze i bardziej energiczne!
Praktyka Agile nr 2: podziel projekt na sprinty
Jednym z najczęstszych sposobów prowadzenia biznesu jest dziś zarządzanie projektami. Ma to sens – projekty powinny być dobrze opisane, mieć wyraźny początek i jasno określony koniec. Cała idea prowadzenia projektu polega na tym, żeby wiedzieć, co trzeba zrobić, kiedy i w jakiej kolejności.
Tyle teorii. Niestety rzeczywistość bywa nieco inna. Projekty potrafią urosnąć do monumentalnych rozmiarów i poziomu złożoności. Zlewają się ze sobą albo jeden przechodzi w drugi. Niektóre trwają bez końca, bez perspektywy zakończenia. Często różne projekty nakładają się na siebie, tworząc dodatkowy chaos i zamieszanie. W pewnym momencie projekty, które prowadzisz albo w których uczestniczysz, stają się tak przytłaczające, że nikt już nie wie, od czego zacząć i jak zarządzać takim przedsięwzięciem.
Metodyka zwinna dobrze zna te problemy i podsuwa rozwiązanie: żeby dobrze zarządzać projektem, trzeba podzielić go na mniejsze, bardziej ogarnialne kawałki pracy. W wytwarzaniu oprogramowania mówi się o „sprintach” albo „iteracjach”. Kluczem jest podzielenie całego zakresu pracy na mierzalne części. Najczęściej są to jedno- lub dwutygodniowe okresy, w których zamierzasz osiągnąć konkretne rzeczy – na przykład stworzyć nową funkcję produktu.
PROTIP: staraj się utrzymać stałą długość iteracji. Pomoże Ci to oszacować, ile projektu jeszcze zostało, i zmniejszy stres pracowników!
Praktyka Agile nr 3: stale pytaj klienta o opinię
Ile razy byłeś pewien, że rozumiesz potrzeby klienta, żeby po dostarczeniu gotowego produktu usłyszeć „to nie jest to, czego chcieliśmy” albo „prosimy o wprowadzenie następujących zmian i poprawek”?
Zgaduję, że wiele. Zwykle zmusza to do cofnięcia się, wycofania gotowych już rozwiązań i poświęcenia cennego czasu na dopracowywanie, a czasem nawet zmianę pierwotnych założeń i wyrzucenie większości projektu do kosza. Frustrujące, prawda?
Metodyka zwinna rozwiązuje ten problem.
W Agile nie czekasz do samego końca procesu, żeby pokazać klientom owoce swojej pracy. Wręcz przeciwnie: pokazujesz im produkt lub usługę tak wcześnie i tak często, jak to możliwe. Dzięki temu na wczesnym etapie współpracy wychwycisz ewentualne nieporozumienia i skorygujesz je, oszczędzając czas. Możesz zbierać cenne opinie i wdrażać je na bieżąco. Ale przede wszystkim Ty i Twoi klienci macie pewność, że praca idzie we właściwym kierunku.
PROTIP: klient musi rozumieć cel tego procesu, zanim zaczniesz go wdrażać we współpracy. Wyjaśnij to jasno!
Praktyka Agile nr 4: prowadź przejrzysty backlog
Kilka lat temu pracowałem jako account manager w agencji reklamowej. Żeby panować nad pracą zespołu, używaliśmy karteczek post-it: zapisywaliśmy na nich zadania, przypisywaliśmy je do poszczególnych osób i priorytetyzowaliśmy od DO-ZROBIENIA-NATYCHMIAST po „no dobra, może poczekać”. Przyklejaliśmy je do ściany w naszym pokoju, tworząc ogromną, kolorową mozaikę. Było pięknie. Było monumentalnie. Było też zabawnie. Ale przede wszystkim bardzo nam to pomagało.
Nie wiedziałem wtedy, że tak naprawdę wdrożyłem rozwiązanie z metodyk zwinnych zwane „backlogiem”.
Jak opisuje Scrum Guide, Product Backlog to uporządkowana lista wszystkiego, co wiadomo, że jest potrzebne w produkcie lub usłudze. Ewoluuje wraz z rozwojem produktu – możesz dodawać nowe elementy, gdy się pojawiają, i zmieniać ich priorytety. Dobry backlog daje też obraz podziału pracy w zespole. Zobaczysz, czy zadania są rozłożone równomiernie, i upewnisz się, że nic nie zostało zapomniane.
Zwinny backlog może mieć wiele form: arkusza Excela, tablicy w Trello albo, jak w moim przypadku, prawdziwej, fizycznej ściany. Ważne, żeby zawierał wszystkie zadania albo elementy produktu, który tworzysz, lub procesu, przez który przechodzisz. Pomoże Ci monitorować postępy w krótkim i długim terminie i da solidny obraz działań zespołu.
PROTIP: jeśli używasz fizycznej wersji backlogu (tablicy albo post-itów), zawsze trzymaj kopię zapasową w formie cyfrowej. Historia pełna jest sprzątaczek, które starły przełomowe pomysły, bo zostały zapisane na tablicy… 🙂
Praktyka Agile nr 5: spotykaj się z klientem regularnie
Nie przepadamy za mailami. Spowalniają komunikację, czekając bez odpowiedzi w skrzynkach, i mają wyjątkową tendencję do gubienia się albo zapominania. Zauważyliśmy też, że ludzie „wygładzają” treść maili, przez co czasem nie mówią wprost o problemach czy wyzwaniach, z którymi się mierzą. Nie wspominając o tym, że napisanie maila po prostu zajmuje czas. A napisanie dziesięciu maili zajmuje go dziesięć razy więcej.
Maile nie pasują do metodyki zwinnej, w której chodzi o efektywność, otwartą komunikację i natychmiastową informację zwrotną. Dlatego tak ważne jest, żeby ustalić z klientami kontakt w czasie rzeczywistym.
Spotkania na żywo, Skype, Google Meet czy nawet telekonferencja – sposobów na komunikację z klientem w czasie rzeczywistym jest wiele. Agile proponuje regularne spotkania sprintowe, na których możesz raportować postępy, prezentować efekty i zbierać cenne opinie. Regularne spotkania to także świetna okazja, żeby mocniej zaangażować klientów w proces, nawet na wczesnym etapie współpracy. Mogą być również źródłem wartościowych wniosków usprawniających projekty. Razem wzięte, takie interakcje są dokładnie tym, co pozwala firmom utrzymać wysoki poziom zadowolenia klientów!
PROTIP: ustal stały dzień i godzinę, i trzymaj się ich (np. w każdy poniedziałek o 12:00). Pomoże Ci to zorganizować i zaplanować pracę. Chodzi też o wyrobienie nawyku – zarówno u Ciebie, jak i u klienta!
