Uwaga: tego artykułu nie należy traktować jako porady prawnej. Dołożyliśmy starań, by jak najdokładniej opisać, jak RODO może wpłynąć na Twoją firmę, jednak przed podjęciem jakichkolwiek działań zdecydowanie zalecamy konsultację z profesjonalnym doradcą prawnym.
O co właściwie chodzi w RODO?
RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) to nowe unijne rozporządzenie dotyczące ochrony danych i prywatności. Wchodzi w życie 25 maja 2018 roku i obejmuje wszystkie podmioty w UE, które pozyskują, przechowują i przetwarzają dane osobowe. Dotyczy również organizacji spoza UE, które przetwarzają dane obywateli Unii.
Głównym celem RODO jest zapewnienie bezpieczeństwa danych oraz kontroli nad informacjami osobowymi osobom, których te dane dotyczą. W praktyce oznacza to ochronę klientów, użytkowników aplikacji mobilnych i konsumentów przed naruszeniami danych i ich nadużywaniem.
Dla właścicieli firm - zwłaszcza product ownerów opierających się na danych - oznacza to sporo dodatkowej pracy, żeby spełnić wymogi RODO. Może się to wiązać z przepisaniem regulaminów usług albo przeprojektowaniem aplikacji. Albo z przemyśleniem procesów operacyjnych i sposobu współpracy z podmiotami zewnętrznymi. Na początku wszystko to może wydawać się ciężarem.
Wielu ekspertów twierdzi jednak, że ta nowa, surowa polityka wobec danych osobowych przyniesie wiele długofalowych korzyści, także firmom. Przede wszystkim zgodność z RODO zmusza właścicieli firm do większej świadomości tego, jakie dane zbierają, jak je pozyskują i po co. Czasem prowadzi to do całkowitego przemyślenia działań operacyjnych i ich optymalizacji.
Po drugie, zasady narzucone przez RODO to szansa na budowanie produktów cyfrowych bardziej nastawionych na użytkownika oraz przejrzystych i wartościowych relacji z klientami. Zwłaszcza to ostatnie zawsze dobrze rokuje przyszłości firmy.
Najważniejsze zmiany wprowadzone przez RODO
Zanim powiemy, co zgodność z RODO może oznaczać dla Ciebie jako product ownera opierającego się na danych, przedstawmy największe zmiany wprowadzone przez nowe przepisy.
• Ochrona danych w fazie projektowania to koncepcja, która nadaje ton tworzeniu produktów opartych na danych i zgodnych z RODO. Nazywana też „privacy by design”, podkreśla, że o bezpieczeństwie danych osobowych trzeba myśleć na każdym etapie rozwoju firmy, aplikacji mobilnej czy usługi cyfrowej.
• Firmy powinny zbierać wyłącznie dane niezbędne do realizacji swoich celów - na przykład do świadczenia zamówionej usługi. Dane te należy przechowywać tylko tak długo, jak są firmie potrzebne. Krótko mówiąc: zbieraj i przechowuj jak najmniej danych i jak najkrócej.
• Pozyskując dane od podmiotów zewnętrznych, musisz mieć pewność, że zebrały one te dane zgodnie z prawem (zgodnie z RODO) i że mają zgodę użytkowników na przekazanie ich Tobie.
• W każdej chwili musisz być w stanie wykazać, że Twoja firma przechowuje i przetwarza dane osobowe zgodnie z RODO.
• Musisz poinformować klientów o ich danych, z których zamierzasz korzystać. Prostym i jasnym językiem wyjaśnij, po co potrzebujesz tych danych, jak będziesz je przetwarzać, jak długo będą przechowywane itd. (więcej dowiesz się tutaj) Zanim zaczniesz przetwarzać dane użytkowników, musisz też uzyskać ich wyraźną zgodę.
• Masz obowiązek zgłaszania naruszeń ochrony danych właściwemu organowi nadzorczemu w swoim kraju, nie później niż 72 godziny od stwierdzenia naruszenia.
Co RODO oznacza w praktyce dla Twojej firmy?
Technologia potrzebna do wdrożenia wytycznych RODO to jedno. Możesz potrzebować nowych narzędzi cyfrowych (takich jak te wymienione tutaj) lub przebudowanych algorytmów, żeby firma korzystała z danych zgodnie z nowym prawem. Jak jednak podkreślają niektórzy eksperci, ta „zmiana RODO” dotyczy w jeszcze większym stopniu sposobu myślenia i zachowań w biznesie niż samej technologii.
RODO wzywa prezesów, product ownerów, marketerów i programistów, by podchodzili do swojej pracy z myślą o potrzebach użytkowników - jeszcze bardziej niż dotąd. To nowe podejście może wymagać wprowadzenia (lub wzmocnienia) praktyk, które wcześniej nie były priorytetem. Oto kilka obszarów, na których firmy skupią się „po RODO”:
• Firmy programistyczne będą myśleć o bezpieczeństwie danych już od pierwszego spotkania koncepcyjnego nad kolejnym produktem. Zwiększy to bezpieczeństwo użytkowników nawet na poziomie algorytmu i sposobu zbierania metadanych. Produkty oparte na danych będą bezpieczne z założenia, a nie dzięki wtórnym regulacjom narzuconym po ukończeniu produktu.
• Firmy będą musiały przemyśleć swoje systemy dokumentacji i uczynić je inteligentnymi, żeby zapewnić dwie rzeczy: możliwość wykazania zgodności z RODO ORAZ to, że nie utoną we własnych danych operacyjnych. Nie wiadomo, w jakim kierunku rozwiną się praktyki dokumentacyjne, ale to z pewnością dobra okazja do optymalizacji procesów dokumentowania.
• Wzrośnie potrzeba upraszczania komunikatów cyfrowych. Po pierwsze dotyczy to języka: RODO wymaga, by podmioty zbierające i przetwarzające dane informowały o swoich politykach jasnym i prostym językiem. Drugą stroną tej prostoty będzie intuicyjny i dopracowany UX design. To najlepszy sposób, by konsumenci rozumieli Twój produkt i mieli dostęp do informacji o swoich danych osobowych oraz do opcji kontroli, które daje im RODO.
• Product ownerzy i menedżerowie pracujący na danych nauczą się oceniać wrażliwość zbieranych danych oraz poziom ryzyka naruszenia. Na tej podstawie albo powołają inspektorów ochrony danych, albo sami będą zarządzać politykami danych w firmie. Tak czy inaczej wzrośnie świadomość tego, które dane osobowe wymagają szczególnej ochrony.
• Wzrośnie też potrzeba wiarygodnych partnerów biznesowych - zwłaszcza wśród firm, których produkty cyfrowe korzystają z danych dostarczanych przez podmioty zewnętrzne (na przykład agencje marketingowe lub narzędzia w rodzaju Google Analytics). Zgodnie z RODO, przed przetwarzaniem danych pochodzących od podmiotów zewnętrznych, a nie bezpośrednio od użytkowników, firma musi upewnić się, że zebrano je zgodnie z nowymi przepisami. To zwiększy znaczenie zaufania we współpracy z firmą partnerską lub przy outsourcingu usług.
• Firmy będą mogły zbierać i przechowywać wyłącznie te dane użytkowników, które są niezbędne do ich działania. Wszystkie zbędne dane pozyskane przed wejściem RODO w życie trzeba będzie usunąć z systemów.
Wnioski
Na początku RODO może oznaczać dla product ownerów sporo pracy. W dłuższej perspektywie wierzymy jednak, że te nowe przepisy nastawione na bezpieczeństwo konsumentów przyniosą korzyść także firmom.
Jeśli więc jesteś product ownerem pracującym na danych (albo dopiero nim zostaniesz) - wykorzystaj tę okazję. Zrób produkt świetny i bezpieczny dla użytkowników. Wprowadź procesy, które zapewnią bezpieczne zbieranie, przechowywanie i przetwarzanie danych. Klienci Ci się za to odwdzięczą.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w optymalizacji procesów albo po prostu chcesz zbudować aplikację webową lub mobilną zgodną z RODO - skontaktuj się z nami i umów bezpłatny Discovery Call.
