Gdy chcesz zwiększyć produktywność swojego zespołu programistycznego, możesz pomyśleć o przejściu w pełni na pracę zdalną. To kuszące, bo w 2020 roku wiele firm przekształca w ten sposób swoje procesy, odpowiadając na wyzwania pandemii COVID-19. Czy wiesz jednak, jak pracować w Agile ze zdalnymi zespołami?
Czy w ogóle wolno łączyć Agile ze zdalnymi zespołami?
Zwinne wytwarzanie oprogramowania i zdalne zespoły inżynierskie to dwie rzeczy, które mogą działać razem. Co więcej, to połączenie jest potężne i zyskuje na popularności. Nie ma powodu, żeby unikać Agile w zdalnych zespołach ani żeby unikać pracy zdalnej w zwinnej organizacji.
Możesz jednak natknąć się na pewne wyzwania. Przyjrzyjmy się im, zanim zaczniesz budować zwinne, zdalne środowisko sprawnej współpracy, które pozwoli Twoim specjalistom dawać z siebie w pracy to, co najlepsze.
Wyzwania przy wdrażaniu Agile w zdalnych zespołach
Większość z nas jest przyzwyczajona do pracy w biurze i spotykania się z zespołem w tym samym miejscu i czasie. Dlatego bycie częścią zdalnego zespołu - albo prowadzenie go - jest wyzwaniem, mimo że Agile stworzyli ludzie dzielący jedno biuro i właśnie dla nich. Praca w jednej przestrzeni ułatwia rozwiązywanie niektórych problemów. Najczęstsze wyzwania to:
- prośba o pomoc - wystarczy pochylić się w stronę kolegi z zespołu;
- omawianie rozwiązań - nie trzeba umawiać spotkania, skoro pomysłami można wymienić się na żywo;
- koordynacja zadań - często jest łatwiejsza, gdy wszyscy jesteście w jednej strefie czasowej;
- integracja zespołu - zbudowanie prawdziwego zespołu i zintegrowanie wszystkich jego członków jest dużo prostsze, gdy dzielicie jedną przestrzeń;
- motywacja - część osób świetnie radzi sobie w home office. Wielu jednak trudno zachować motywację i sumienność poza biurem.
To, że pojawiają się wyzwania, nie znaczy, że prowadzenie zwinnego, zdalnego zespołu programistycznego jest niemożliwe. Co więcej, pokażę Ci, jakie taktyki pomogą Ci sprawić, żeby Twój zdalny zespół był zwinny, efektywny i zadowolony.
Jak zachować zwinność w zdalnych zespołach? - 10 zasad
Przejście na pracę zdalną rodzi pytanie, jak najlepiej wykorzystać potencjał zespołu. Kiedy Twoi programiści pracują w niezupełnie idealnym środowisku i muszą mierzyć się ze swoimi wyzwaniami, kilka zasad pomoże Ci prowadzić zespół zwinnie i utrzymać wysoką efektywność.
Jakie jest więc tych dziesięć zasad Agile dla zdalnych zespołów?
1. Przygotuj siebie. I swój zespół
Dotyczy to zarówno przenoszenia zwinnego zespołu na tryb zdalny, jak i wdrażania kogoś, kto nigdy tak nie pracował. Zanim w ogóle zaczniesz przestawiać zespół na pracę zdalną, poświęć czas i wyjaśnij wszystkim, jaki jest cel i jak to będzie wyglądać. To kluczowe, bo zależy Ci na zgodzie zespołu. Częścią rozwiązania jest zadbanie o to, żeby przez cały projekt wszyscy mieli ten sam obraz sytuacji. Zwróć uwagę na komunikację i jasno powiedz, dlaczego, co i jak będzie się od teraz robić.
2. Przykładaj większą wagę do informacji zwrotnej i wniosków
W zdalnych zespołach to project managerowie, scrum masterzy, liderzy techniczni czy product ownerzy powinni odpowiadać za zbieranie informacji zwrotnej i wniosków od zespołu. Powinni często pytać o rozumienie zasad projektu, zadań i wymagań. To pomoże zwiększyć motywację i zaangażowanie w projekt. Takie zaangażowanie menedżerów jest też ważne przy wychwytywaniu problemów, które wpływają na produktywność i ogólne zadowolenie zespołu. Wiąże się to z inną kwestią: angażowaniem wszystkich w organizowane spotkania (planowanie, retrospektywy, stand-upy itd.). Zadbaj o to, żeby każdy członek zespołu był zaangażowany i miał wpływ na projekt.
3. Korzystaj z narzędzi Agile dla zdalnych zespołów
Wiele narzędzi do zarządzania projektami sprawdza się tak samo dobrze w zespołach pracujących w jednym miejscu, jak i zdalnie. Przy pełnej pracy zdalnej warto jednak podejść do tego obszaru nieco inaczej.
- Rozważ inwestycję w jedną nadrzędną aplikację, która eliminuje potrzebę używania różnych programów do różnych procesów. Pomyśl o oprogramowaniu, które zbiera kluczowe dane i ułatwia analizę metryk oraz KPI. Niektóre narzędzia, takie jak JIRA czy ClickUp zawierają (niemal) wszystko, czego potrzebujesz. W przeciwnym razie poszukaj integracji z różnymi aplikacjami.;
- Bezcenne jest upewnienie się, że każdy w zespole ma odpowiedni sprzęt i narzędzia. Może to brzmieć oczywiście, ale nie możesz wymagać wysokiej jakości pracy zdalnej od ludzi, którzy nie mają wystarczającego wyposażenia.
Może to obejmować zestaw słuchawkowy i kamerę na spotkania, VPN (NordVPN, Perimeter 81) w połączeniu z oprogramowaniem do zdalnego pulpitu (AnyDesk, Remote Desktop Connection od Microsoftu), stabilne łącze internetowe itd.
- Do spotkań, których nie da się uniknąć ani zastąpić czymś innym, używaj oprogramowania do wideospotkań. Na spotkania takie jak planowanie sprintu czy retrospektywy wybierz jedną osobę, która udostępni swój pulpit (Zoom, GoToMeeting, ClickMeeting). Co więcej, korzystaj z cyfrowej tablicy, która wspaniale zastąpi jej fizyczną wersję (Miro, AWW, Conceptboard).
- Do zbierania informacji zwrotnej (np. na retrospektywach) używaj ankiet. Zaletą takiego rozwiązania jest wygodniejsze agregowanie danych. Co więcej, przyspiesza ono proces (SurveyMonkey, Google Forms, TypeForm).
4. Prowadź codzienne stand-upy
Ten rodzaj krótkich spotkań, znany ze SCRUM-a, będzie bardzo przydatny w każdym zdalnym zespole. Takie krótkie spotkania pomagają utrzymać wspólny obraz sytuacji. Łatwiej też śledzić postępy i przepływ pracy. Zwykle codzienny stand-up to krótkie spotkanie o poranku. Jak sama nazwa wskazuje, uczestnicy nie siedzą w sali konferencyjnej. Pozycja stojąca wprowadza poczucie pilności i pomaga utrzymać krótką formę spotkania.
Jak jednak robić stand-upy z domu? Najlepszą praktyką jest użycie oprogramowania do wideokonferencji, wspartego tradycyjnym czatem tekstowym, jako odpowiednika codziennych stand-upów. Pozycja stojąca niewymagana.
5. Organizuj mniej spotkań
Chwila, czy to nie jest sprzeczne z poprzednim punktem o stand-upach? Owszem, ale stand-upy dają wartość, a wiele innych rodzajów spotkań już nie. Krótkie codzienne spotkanie wspiera planowanie zadań i wskazywanie problemów, które pojawiają się w projekcie. Zwykle 15 minut w zupełności wystarczy. Twój zespół i projekt zyskają, jeśli inne spotkania zamienisz na inne formy komunikacji. Rozbudowane listy, komentarze w Click-upie czy Jirze, konsultacje przez komunikatory takie jak Slack... Staraj się nie organizować spotkań, które da się zastąpić e-mailem.
Wreszcie, jeśli naprawdę musisz przeprowadzić spotkanie, zadbaj o to, żeby była to wideokonferencja. Ograniczenie się do dźwięku zmniejszy zaangażowanie zespołu.
6. Używaj mądrych metryk
Przyjrzyj się bliżej swoim metrykom. Jeśli potrzebujesz pomocy, mnóstwo informacji znajdziesz w naszym artykule o metrykach w zarządzaniu projektami. Upewnij się, że wiesz, co mierzysz i że jest to istotne dla Twojego zespołu. Zastanów się, które metryki i KPI pomagają Twojemu zespołowi tworzyć i dostarczać wartość. Może znajdziesz takie, które sprzyjają dobrostanowi Twoich specjalistów? Na pewno część metryk i KPI, których dziś używasz, okaże się bezużyteczna albo wręcz szkodliwa dla projektu. Gdybyś miał ograniczyć się tylko do kilku, niech będą to te:
- Praca w toku (Work In Progress)
- Dostępność zasobów
- Stosunek zaplanowanych do ukończonych zadań
- Spalanie sprintu (sprint burn-down)
7. Proaktywnie ułatwiaj komunikację
Ta odpowiedzialność staje się jeszcze ważniejsza przy zarządzaniu zdalnym zespołem. Zadbaj o to, żeby dawać zespołowi wystarczająco dużo informacji zwrotnej, i miej odwagę ją od niego przyjmować. Twoim współpracownikom dużo trudniej utrzymać dobrą relację bez osobistego kontaktu. W przeciwieństwie do biur stacjonarnych nie mają okazji, żeby przypadkiem się spotkać i pogadać w ciągu dnia. Jednym ze sposobów na wsparcie komunikacji jest zapraszanie ludzi na spotkania kilka minut wcześniej i zapewnienie czasu na luźniejsze rozmowy. Zadbaj o to, żeby każdy zaangażowany miał miejsce i okazję, by wyrazić swoje zdanie. Zadbaj też o przejrzystość. Pomaga ona utrzymać wspólny obraz sytuacji i zapobiega niepotrzebnym konfliktom.
8. Twórz i wykorzystuj więcej dokumentacji
Zasady Agile cenią działające oprogramowanie ponad dokumentację. Niestety specyfika zdalnych zespołów wymaga, żeby każdy miał łatwy dostęp do informacji i wiedzy zebranej o projekcie. Czy to znaczy, że obszerna dokumentacja staje się ważniejsza niż działające rozwiązania? Nie, ale powinieneś przykładać większą wagę do spisanego know-how, instrukcji, wymagań itd. Zwykle komunikacja twarzą w twarz rozwiązałaby wiele problemów. W zdalnych zespołach zrobi to dostępna dokumentacja.
9. Zarządzaj strefami czasowymi
Może to brzmieć oczywiście, ale koordynowanie czasu pracy osób rozproszonych po różnych strefach czasowych jest trudne. I nie chodzi tylko o to, żeby każdy miał w ciągu dnia możliwość udziału w spotkaniu. Czasem chodzi też o motywację i zaangażowanie. Jeśli zdecydujesz, że tylko ludzie z jednego regionu będą pracować w niewygodnych dla siebie godzinach, odbije się to na ich morale - dlatego dobrze jest dzielić się niedogodnościami środowiska rozpiętego na wiele stref czasowych.
10. Przenikanie pracy i życia
Zwłaszcza dziś wielu Twoich zdalnych specjalistów będzie pracować z domu. To znaczy, że trudniej im będzie zachować równowagę między pracą a życiem. Zachęcaj ich, żeby się wysypiali i znajdowali czas na odpoczynek. Wypoczęci pracodawcy zrobią więcej, a ich nastawienie pozytywnie wpłynie na ducha zespołu.
Bycie częścią zdalnego zespołu zwiększa prawdopodobieństwo przenikania się pracy i życia. Dlatego jako lider powinieneś być bardzo uważny i wyczulony na oznaki złego zarządzania czasem u swoich współpracowników. Zadbaj o to, żeby wiedzieli, jak oddzielić czas pracy od życia prywatnego. Na ile to możliwe, pomyśl o tym, jak wesprzeć ich w zarządzaniu równowagą praca-życie.
Możesz na przykład ułatwić członkom zespołu pracę spoza domu, dając im darmowe wejściówki do przestrzeni coworkingowych w ich okolicy (firmy takie jak Deskpass czy Copass to świetne przykłady takich usług).
Jeśli chodzi o samą pracę z domu, możesz też wesprzeć ich w urządzeniu domowego biura i dobrego środowiska pracy. Możesz to zrobić, dzieląc się dobrymi praktykami pracy z domu i zapewniając im realny sprzęt, który ułatwia pracę zdalną - na przykład słuchawki z redukcją szumów albo wygodne fotele biurowe do użytku w domu.
Czy to wystarczy, żeby skutecznie prowadzić zdalny, zwinny zespół programistyczny?
10 zasad i tyle? To wszystko, czego potrzebujesz? Wcale nie, to dopiero początek. Będziesz potrzebować doświadczonego zespołu programistów, którzy pracowali już zdalnie. Twój scrum master albo project manager również powinien znać się na zarządzaniu zdalnym zespołem.
Przejście w pełni na pracę zdalną nie jest takie proste, jeśli nie jesteś przygotowany. W Ideamotive wprowadziliśmy podejście remote-first jakiś czas temu i wciąż szlifujemy nasze procesy oraz zwiększamy wartość, którą dostarczamy klientom.
