Kompletny przewodnik po sprawdzonych strategiach pracy zdalnej

Wybuch pandemii koronawirusa błyskawicznie zmienił życie nas wszystkich. 

W Ideamotive, jako firma remote-first od samego początku, działamy w pełni od pierwszego dnia, by nasz biznes kręcił się także w czasie pandemii koronawirusa. Trzymamy się naszych dziennych i tygodniowych rytuałów przyjaznych pracy zdalnej. Przejście było równie niezauważalne dla naszych klientów, jak dla nas samych.

Jeśli szukasz właściwego zestawu narzędzi, by przenieść firmę na tryb zdalny, jesteś we właściwym miejscu. Mamy kilka rad, bo przetestowaliśmy ich sporo. Jeśli chcesz zostać zdalnym programistą albo prowadzić biznes jak zwykle w czasie pandemii COVID-19 (albo jedno i drugie!), czytaj dalej.

Z tego przewodnika dowiesz się:

• jak płynnie przejść na pracę zdalną w zespole,
• jak maksymalizować produktywność z dowolnego miejsca,
• jak utrzymać kontakt z pracownikami i klientami, 

a wszystko to bez uszczerbku dla ciągłości Twojego biznesu.

Praca zdalna to podejście, które coraz częściej staje się realnym modelem biznesowym dla firm i pożądanym benefitem dla pracowników. Badacze podają, że 54% pracowników w USA pracuje z domu co najmniej raz w miesiącu, 48% co najmniej raz w tygodniu, a 30% pracuje zdalnie na pełen etat.

Ma to też liczne zalety:

• korzystanie z zaawansowanych technologii, które masz na wyciągnięcie ręki
• poszerzanie sieci kontaktów na LinkedInie i innych biznesowych kanałach społecznościowych
• budowanie obecności cyfrowej Twojej i Twojej marki
• odkrywanie nowych sposobów tworzenia i dostarczania usług
• brak straty czasu na korki, szykowanie się do pracy i inne czynności związane z życiem biurowym
• elastyczności w układaniu dnia po swojemu i swobodzie pracy z dowolnego miejsca - to główna siła tego wyjątkowego stylu pracy.

Wskazówki i dobre praktyki pracy zdalnej

Jeśli przychodzisz z zespołu pracującego w biurze, wchodzisz w zupełnie inny świat, który wymaga zupełnie innych zachowań. Przejście na zdalny zespół deweloperski bywa onieśmielające. Aby pomóc Ci płynnie wejść w świat pracy zdalnej, przygotowaliśmy listę praktyk, które stosujemy na co dzień od sześciu lat.

Przyjmij swoje nowe przykazania:

Ustal plan. Najważniejszą sprawą w pracy zdalnej, zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych takich jak wybuch epidemii koronawirusa, jest ustalenie planu i trzymanie się go.

Ustal i uszereguj cele (dziennych, tygodniowych, miesięcznych).

Stwórz listę obecności. Aby mieć pewność, że podchodzisz do współpracowników w najodpowiedniejszy sposób, wyznaczdla nich czas, spiszcie listę godzin, w których każdy członek zespołu pracuje zdalnie. Ustalenie zasady „najlepszych pór na kontakt” na początku wirtualnej współpracy buduje szacunek dla czasu drugiej osoby i oszczędza czas, bo pozwala uniknąć bezowocnych prób kontaktu.

Wyeliminuj rozpraszacze , na które jesteś najbardziej podatny.

Znajdź pory, w których pracujesz najbardziej produktywnie i wtedy rób najważniejsze lub najtrudniejsze zadania. Poznaj swoje naturalne rytmy i układaj pracę wokół nich.

Komunikacja to Twój klucz do sukcesu. Bez kontaktu twarzą w twarz jasna komunikacja staje się jeszcze ważniejsza dla sprawnej pracy zdalnej w zespole.

Oceniaj efekty biznesowe częściej. Postaw na codzienne podsumowania i krótkie rozmowy kontrolne.

Wykorzystuj spotkania, by budować relacje, a nie tylko do raportowania statusów. Dzielcie się tym, co każdy odkrył, drobnymi sukcesami i wyciągniętymi wnioskami. W Ideamotive wprowadziliśmy e-kawę codziennie rano, o tej samej godzinie. Pomaga nam to być w kontakcie i na bieżąco z tym, co u współpracowników, a także zapobiega poczuciu osamotnienia. Jeśli kiedyś jadaliście razem lunch, możecie dalej jeść i pić razem na wideoczacie. Warto z wyprzedzeniem umawiać się na wideorozmowę, by zrekompensować utracone interakcje.

Wyznacz granice między pracą a życiem prywatnym. Umówcie się mniej więcej, o której zaczynacie i kończycie pisać do siebie wiadomości i maile. Ustalcie na przykład zasadę, że nikt nie wysyła nic po 18 w dni robocze ani w weekendy. Bardzo ważne jest, byś fizycznie wyłączył sprzęt i wyszedł ze swojego miejsca pracy. Równowaga między pracą a życiem jest wciąż możliwa, nawet jeśli Twoje biuro jest w domu.

Pomyśl o aktywności integracyjne przez wideo, które grają mocnymi stronami pracy zdalnej - inaczej ucierpi kultura firmy. Nasza propozycja gry online: każdy pracownik zapisuje dziwny fakt o sobie; lista zostaje wymieszana i udostępniona całemu zespołowi. Zadaniem jest zgadnąć, kogo opisuje który tekst. Dzięki temu można odkryć wspólne zainteresowania lub hobby i zbliżyć się do siebie.

Rozłóż siły. Masz teraz mnóstwo ciszy i skupienia na głęboką pracę. Ale głęboka praca jest wyczerpująca! Pamiętaj, by się ruszać i robić przerwy, co najmniej 5 minut na każdą godzinę pracy. Dzięki temu w piątek zostanie Ci jeszcze paliwo na życie prywatne.

Zawsze odpowiadaj z szacunkiem i ufaj ludziom. Czeka Cię najwięcej komunikacji tekstowej w życiu. Całe spotkania z zespołem będą odbywać się na czacie. Żeby nie doprowadzić się do szału, nie bierz każdego słowa aż tak poważnie.

Aby zbudować i utrzymać zaufanie, możesz zrobić kilka rzeczy:

• wnieś element towarzyski do wirtualnej współpracy, np. zaczynając rozmowy od pytań niezwiązanych z pracą
• pozwól, by w wirtualnej komunikacji było widać Twój entuzjazm i osobowość
• przejmuj inicjatywę w realizacji zadań i mów o tym, wysyłając okresowe aktualizacje. 

Miej wydzielone miejsce pracy i godziny pracy. Zadbaj o to, by rodzina, partner lub współlokatorzy w pełni rozumieli i szanowali Twój dzienny rytm oraz różnicę między czasem pracy a czasem prywatnym.

Zapisuj czas pracy od razu po skończeniu. Dzięki temu unikniesz błędów i zamieszania przy przypominaniu sobie, co pochłonęło Ci godziny kilka dni temu.

Nasze obserwacje o pracy zdalnej

Efekty, których doświadczyliśmy jako zespół Ideamotive:

Nasze produkty są lepsze , bo wnosimy mnóstwo różnych perspektyw z rozmaitych zakątków świata, jesteśmy bardziej wyluzowani i nie tracimy czasu w korkach.

Nasza sieć talentów jest mocniejsza , bo możemy zatrudniać zdalnych programistów - i nie tylko programistów - najlepszych w swojej dziedzinie, ponieważ potrafimy łączyć się i współpracować w różnych lokalizacjach i strefach czasowych. Jedną z korzyści w pełni zdalnego zespołu jest możliwość zatrudniania najzdolniejszych ludzi z całego świata do rozwiązywania tych samych problemów Twojej firmy.

Nasza marka jest bardziej wyrazista , bo każdy pracuje w ulubiony sposób i w ulubionym otoczeniu, a mimo to wspólnie dzielimy się kreatywnością dzięki najlepszym rozwiązaniom do współpracy online.

Kolejną rzeczą, którą zaobserwowaliśmy po przeniesieniu całej firmy na tryb zdalny, jest lepsza integracja z osobami, które do tej pory pracowały wyłącznie zdalnie. Teraz wszyscy jedziemy na tym samym wózku, co tworzy bliższą więź. Zauważyliśmy zmiany w integracji w ogóle, bo podczas wideokonferencji „zapraszamy” współpracowników do swoich domów. Integrujemy się w bardziej prywatnej przestrzeni i dowiadujemy się o sobie rzeczy, których moglibyśmy nie poznać nawet po latach współpracy w biurze.

Zobacz, co o pracy zdalnej myślą nasi pracownicy:

Nie chcąc popadać w nadmierny optymizm: to naprawdę idealny czas na audiobooki. O ile Twoja praca nie wymaga akurat pisania (lorem ipsum górą). Poza tym, nie pracując z kolegami w biurze, możesz dać uszom odpocząć, odłożyć na chwilę słuchawki i puścić dźwięk z głośników. Same plusy.

Dla mnie jednym z większych wyzwań pracy zdalnej jest pogodzenie nowego harmonogramu z poczuciem bycia „zawsze pod ręką”.

Zdalnie nie znaczy samotnie. Pamiętaj, by dzielić się doświadczeniami i korzystać ze zbiorowej wiedzy społeczności firmy. Wnoś coś od siebie.

Trzy najważniejsze zasady pracy zdalnej: dobra organizacja czasu pracy, utrzymywanie kontaktu z zespołem i równowaga między pracą a życiem.

Przydatne narzędzia do pracy zdalnej

Praca zdalna stała się dużo łatwiejsza, odkąd jest tyle narzędzi pomagających zespołom pozostać w kontakcie i współpracować. Dzięki nowym technologiom możemy zarządzać wydaniami między zespołami, priorytetyzować funkcje i działania, tworzyć raporty, wspólnie pracować nad tekstem i dokumentami w czasie rzeczywistym, zbierać pomysły i przydzielać zadania. Widok tego, nad czym pracują współpracownicy, buduje zaufanie i ogranicza chaos.

Przejdźmy do przeglądu niezbędników, które postawią Cię na nogi jako zdalnego programistę.

1. Narzędzia do spotkań wideo

Google Meet to oprogramowanie do wideokonferencji, którego używamy na co dzień i które polecamy. Uwielbiamy je, bo jest idealne dla osób pracujących zdalnie. Nie trzeba instalować żadnego programu, bo działa w chmurze. Kolejną rzeczą, która ułatwia nam pracę, jest to, że nigdy się nie rozłącza, więc rozmowy z klientami przebiegają płynnie. Następna cecha czyniąca je narzędziem idealnym to możliwość integracji z Google Suite, na przykład z kalendarzem, dzięki czemu łatwo widzisz wszystkie nadchodzące rozmowy z listą uczestników i dołączasz do nich prosto z kalendarza. Nasz zespół poleca Google Meet także za brak ograniczeń: bez limitu czasu sesji, bez zrywanych połączeń i bez problemów.

Zoom okazał się najbardziej niezawodnym oprogramowaniem do wideokonferencji przy wszystkich rodzajach łącza, zwłaszcza gdy w spotkaniu ogólnofirmowym bierze udział kilkaset osób. Zoom daje jedno spójne, firmowe doświadczenie we wszystkich zastosowaniach, łącznie z prowadzeniem webinarów. Pozwala też nagrywać obraz i dźwięk spotkania lokalnie na komputerze. Nagrane pliki można wrzucić do usługi przechowywania plików, jak Dropbox czy Google Drive, albo na platformę streamingową, jak YouTube lub Vimeo.

3CX obejmuje zintegrowane wideokonferencje i LiveChat, a także aplikacje mobilne pozwalające pracownikom współpracować z domu. Uczestnicy dołączają z komputera, przeglądarki lub telefonu, więc możesz zwoływać spotkania ad hoc o dowolnej porze. Zespoły sprzedaży mogą prowadzić przekonujące prezentacje dla nawet 250 uczestników jednocześnie, mimo obecnych ograniczeń w podróżowaniu.

Nasza rada na spotkania online: skracaj prezentacje do minimum. Jedyne, co gorsze od długiej prezentacji na żywo, to długa prezentacja na spotkaniu online. Prześlij więc materiały wprowadzające wcześniej, a rozmowę prowadź, dzieląc ekran.

2. Narzędzia do komunikacji na bieżąco

Witaj w swoim nowym biurze. Slack pozwala tworzyć kanały komunikacji dla poszczególnych zespołów i projektów, a także kanały luźnych rozmów. Przestrzeń w Slacku możesz zorganizować na wiele sposobów, zależnie od potrzeb. Na przykład w Ideamotive mamy kanały wokół: naszego biura, designu, tworzenia treści, podziękowań, muzyki, technologii, w których pracujemy, ogólnych spraw firmowych, działań marketingowych, OKR-ów, sprzedaży i tak dalej. To bardzo przyjazne narzędzie, w którym założysz wątek o wszystkim, co dzieje się w firmie. Co więcej, „towarzyskie” funkcje Slacka, jak reakcje emoji i integracja z GIPHY, to dobry sposób, by firmy zdalne komunikowały się bardziej naturalnie.

Mattermost to świetna, otwartoźródłowa alternatywa dla Slacka.

Discord ma duży potencjał do zastosowań biznesowych, zwłaszcza w rolach wymagających częstej komunikacji. Środowisko pracy zdalnej może się wiele nauczyć od branży gier online.

Tinypulse najlepiej sprawdza się przy regularnym zbieraniu opinii i wysyłaniu członkom zespołu wyrazów uznania.

Confluence to fantastyczne narzędzie do komunikacji wewnętrznej i współpracy. Wykorzystaj je do projektów albo jako podręcznik pracownika. Pomaga zespołom dzielić się pomysłami, budować społeczność i doprowadzać pracę do końca. To Twoja otwarta, wspólna przestrzeń robocza w jednym miejscu, niezależnie od strefy czasowej.

Miro to internetowa platforma do wspólnej pracy na tablicy, zaprojektowana do budowania i rozwijania pomysłów z rozproszonymi zespołami w czasie rzeczywistym, tak jakbyście byli w jednym pokoju.

3. Narzędzia do zarządzania projektami

Trello - by wszyscy byli na bieżąco z mnóstwem drobnych projektów, przyda się coś lekkiego, jak Trello.

Jira to narzędzie do wytwarzania oprogramowania używane przez zwinnych zespołów, stworzone do planowania, śledzenia i wydawania dobrego oprogramowania, szczególnie przydatne kierownikom projektów. Ma bardzo przyjazny interfejs i pozwala nam łatwo tworzyć nowe zadania oraz trzymać wszystkich na bieżąco z postępami. Użytkownicy mogą dodawać komentarze z linkami i sugestiami. Jest też opcja rejestrowania czasu pracy dla każdego zadania. Jira oferuje przydatną roadmapę do śledzenia postępów w każdym miesiącu i można ją zintegrować ze Slackiem. To wygodne i proste w obsłudze narzędzie.

ClickUp - najnowszy nabytek w naszym codziennym zestawie narzędzi, który łączy wiele funkcji i pozwala zespołowi mieć zadania z Trello, kalendarze, pomiar postępów, dokumenty, komunikację wewnętrzną i informacje o obciążeniu pracą w jednym miejscu. Ustawisz tam także cele zespołu, a do tego stworzysz widok portfeli z lotu ptaka i zaawansowane raporty. Zaangażuj każdego w zespole: członka zarządu, zdalnego projektanta UX, marketera i tak dalej. To rozbudowane narzędzie z niezliczonymi funkcjami. Brzmi obiecująco, prawda?

Google Suite - zintegrowany zestaw bezpiecznych, chmurowych aplikacji do współpracy i produktywności napędzanych przez AI Google. To pakiet SaaS zawierający Gmaila, Google Drive, Arkusze, Dokumenty, Prezentacje, Kalendarz i więcej. Wszystkie narzędzia produktywności zespołu w jednym miejscu.

Workflowy - przydatny do zarządzania pomysłami i codziennym przepływem pracy. Daje prostszy sposób na utrzymanie porządku. Jeśli masz szaloną pracę lub ambitny projekt, będzie Twoim wiernym pomocnikiem.

Airtable to wszechstronna platforma do współpracy, nowe podejście do zarządzania dokumentami, dyskusjami i mediami. Po części arkusz, po części baza danych i w pełni elastyczny - Airtable daje Ci swobodę ułożenia pracy dokładnie po swojemu.

HubSpot to doskonałe narzędzie do działań marketingowych i sprzedażowych: tworzenia list mailingowych, budowania treści strony i bloga, wysyłania sekwencji mailowych, śledzenia nowych leadów i wielu innych. Lubimy je, bo daje możliwość tworzenia wartościowych treści i analizowania statystyk w jednym narzędziu - to najlepsze miejsce do wspólnej pracy zespołów marketingu i sprzedaży.

4. Narzędzia do analityki i wizualizacji danych

Google Analytics - branżowy standard analityki internetowej. Połącz dane z Hotjarem, jednym z najlepszych narzędzi do analizy map ciepła, i ciesz się spektakularnymi wizualizacjami.

SEMrush to czołowe narzędzie na rynku do badania słów kluczowych konkurencji i kampanii AdWords, które pomaga zrozumieć, na jakim etapie jesteś Ty i Twoi konkurenci. Naprawiaj techniczne problemy strony, poprawiaj kondycję profilu linków i śledź lokalne pozycje na mobile i desktopie - wszystko po to, byś idealnie mierzył skuteczność kampanii SEO, SEM, PPC i content marketingowych.

Plecto pozwala stworzyć przegląd całego biznesu z wyświetlaniem KPI na dashboardach w czasie rzeczywistym. I jest dostępny przez cały czas z telewizorów, komputerów, tabletów, telefonów i smartwatchy.

5. Inne przydatne narzędzia

StayFocusd - rozszerzenie przeglądarki blokujące serwisy społecznościowe.

Spacetime sprawia, że umawianie spotkań między strefami czasowymi i sprawdzanie dostępności współpracownika jest szybkie i proste. Pozwala zobaczyć czas, lokalizację i pogodę każdego członka zdalnego zespołu bez wychodzenia z Twojej przestrzeni roboczej.

Calamari - innowacja HR, którą pokochasz. To proste i łatwe w obsłudze narzędzie oferuje wiele funkcji, w tym rejestrowanie czasu pracy, karty pracy, ręczne wpisy czasu i obieg akceptacji. Idealne dla każdego programisty.

Nasza rada eksperta: wprowadźcie dobre integracyjne Rozszerzenia do Slacka. Slack ma szeroki wybór botów, które pomogą Twojemu zespołowi komunikować się jeszcze lepiej:

• Howdy to Twój cyfrowy współpracownik - zbiera informacje z różnych stref czasowych i mówi Ci, kiedy zadania są gotowe. Bot zautomatyzuje powtarzalne czynności, żebyś mógł zająć się prawdziwą pracą i oszczędził czas. Zadaje pytania, zbiera odpowiedzi i dostarcza Ci raport.
• Vacation Tracker to proste, a zarazem mocne narzędzie do zarządzania urlopami, dniami wolnymi i innymi nieobecnościami w organizacji. Automatycznie ustawia status i podaje datę powrotu pracownika, więc nikt już nigdy nie musi pamiętać, kiedy jesteś na urlopie. 
• RightGIF - po prostu wpisz „/giphy” + [fraza], a gif wyląduje na czacie natychmiast.
• Geekbot - przypomina zespołowi o codziennych statusach i stand-upach. Geekbot potrafi zautomatyzować stand-upy, daily scrum i retrospektywy, dzięki czemu Ty i Twój zespół możecie skupić się na innych aspektach Metodyka Agile. Pozwala też wzmacniać kulturę zespołu dzięki zbieraniu opinii i ankietom pracowniczym. Samozarządzanie i transparentność w najlepszym wydaniu.
• Donut zorganizuje spotkanie online, które zbliży pracowników niemal jak spotkanie na żywo. To świetne narzędzie, by porozmawiać o sprawach niezwiązanych z pracą i lepiej się poznać. Donut sam zaproponuje współpracownikom randki na kawę. Osoby pracujące w jednym miejscu mogą wyjść na kawę, a zdalne po prostu wypić ją razem przez wideo albo zadzwonić, spacerując każdy u siebie. To też doskonały sposób na poznanie nowych osób.

Ponad wszystko, pracując zdalnie, pamiętaj zawsze o pilności informacji. Innymi słowy: jak i kiedy używać każdego narzędzia, by przekazać właściwą informację. Zadaj sobie pytanie, czy sprawa jest pilna. Jeśli tak, napisz na czacie, zadzwoń albo zrób wideorozmowę; jeśli nie, zapisz swoje uwagi lub postępy projektu w którymś ze wspomnianych narzędzi do zarządzania projektami. Zignorowanie tej rady grozi rozpraszaniem współpracowników i wyrywaniem ich ze stanu skupienia, do którego dobijali się cały dzień.

Pamiętaj, by ograniczyć swój zestaw narzędzi. Pracując zdalnie, firma powinna ograniczyć zestaw narzędzi do minimum. Wybierzcie po jednym z każdej kategorii i zadbajcie, by wszyscy mieli do nich łatwy dostęp, a instrukcje były jasne. Dążcie do tego, by komunikacja spływała do jak najmniejszej liczby miejsc.

Praca zdalna nie jest przyszłością pracy - jest jej teraźniejszością.

Więcej porad od doświadczonych programistów Ideamotive w trakcie największego eksperymentu z pracą zdalną w historii. Jeśli napotkasz jakikolwiek problem z poradzeniem sobie w obecnej sytuacji, chętnie podzielimy się tym, czego nauczyliśmy się przez lata pracy w modelu remote-first.