Jak zbudować outsourcingowy dział IT, obniżyć koszty i utrzymać jakość?

Budowanie outsourcingowego działu IT to dziś powszechna praktyka. Choć trudno wskazać dokładną datę narodzin tej strategii, większość badaczy zgadza się, że outsourcing IT narodził się w latach 80. Od tamtej pory minęło prawie czterdzieści lat i wiele się zmieniło oraz poprawiło. Outsourcing IT, jaki znamy dziś, daje firmom mnóstwo możliwości i korzyści. 

Zacznijmy od pogłębienia pytania „czym jest outsourcing IT?” w dzisiejszych czasach - Outsourcing technologii informacyjnych to praktyka szukania zewnętrznego dostawcy, który wykona różne funkcje IT w organizacji.

W 2022 roku wartość rynku offshoringu IT wyniosła 66,52 mld dolarów.

Jak wynika z naszego zaktualizowanego raportu o outsourcingu IT ta metoda ma wiele zalet zarówno dla małych firm, jak i dużych przedsiębiorstw. Jako świetne narzędzie strategiczne daje coś więcej niż tylko oszczędności. Główne korzyści to:

• Elastyczność. Outsourcing pomaga szybko i sprawnie radzić sobie z zadaniami IT i szczytami obciążenia. A co najlepsze, nie musisz przepłacać, by zatrudnić, a potem zwolnić pracownika etatowego. Przydaje się to zwłaszcza wtedy, gdy firma potrzebuje konkretnej kompetencji na krótko.
• Szeroka pula wykwalifikowanych specjalistów. Dostęp do szerszej puli ekspertów i rzadkich zasobów stał się jedną z największych korzyści outsourcingu usług IT. Czasem trudno znaleźć pracownika etatowego z określonym zestawem umiejętności. A jeszcze trudniej te umiejętności wyszkolić. Warto więc mieć zewnętrznego dostawcę, który zapewni Ci potrzebne zasoby i odpowie na wymagania kompetencyjne i technologiczne Twojej firmy.
• Skupienie na kluczowej działalności firmy. Outsourcing zadań zwiększa siłę Twojego zespołu. To szczególnie ważne dla małych i średnich firm, które nie mają szerokiego zaplecza IT. Zamiast obciążać pracowników zadaniami, na których słabo się znają, lepiej zostawić je ekspertom i pozwolić zespołowi skupić się na kluczowych zadaniach biznesowych. 
• Efektywność kosztowa. Korzyścią z outsourcingu IT, która naprawdę się wyróżnia, jest możliwość oszczędzania. Jeśli spojrzymy na badanie Deloitte, zobaczymy, że 59% firm wybiera outsourcing usług IT, bo pomaga im ciąć koszty. 
• Wysoka wydajność. Gdy praca jest podzielona na kilka funkcjonalnych części, wydajność rośnie, a wyniki przychodzą szybciej. Na tym polega outsourcing. Delegujesz część zadań zewnętrznym ekspertom, a oni wykonują je równolegle z Twoimi głównymi zadaniami biznesowymi. 
• Wiedza branżowa i innowacje. Nikt nie zaprzeczy, że Twoi pracownicy znają Twój biznes na wylot. Czasem jednak ta wiedza utrudnia sięganie po innowacyjne podejścia w procesach, do których zdążyli przywyknąć. Jeśli Twój biznes nie ma nic wspólnego z technologiami informacyjnymi, spora szansa, że umykają Ci najnowsze trendy w branży. 
• Dobry sprzęt, którego nie musisz kupować. Nie musisz wydawać tysięcy dolarów na drogi sprzęt i oprogramowanie, których potrzebujesz do kilku zadań rocznie. Firmy outsourcingowe IT zajmują się wszystkim, byś dostał produkty IT najwyższej jakości.
• Zarządzanie ryzykiem. Gdy współpracujesz z firmami IT o pełnym cyklu, częściej dzielą z Tobą ryzyko przestojów usług oraz zapewniają odtwarzanie po awarii i ochronę danych. Warto wpisać to do umowy przy jej podpisywaniu.

Dziś zwykle outsourcuje się następujące usługi:

• Tworzenie aplikacji i oprogramowania
• Wsparcie i utrzymanie aplikacji
• Tworzenie i administracja baz danych
• Zarządzanie centrum danych
• Przechowywanie danych
• Odtwarzanie po awarii (DRaaS)
• E-mail
• Infrastruktura - instalacja i wsparcie sprzętu, oprogramowania i sieci
• Sieci i komunikacja
• Bezpieczeństwo - ochrona przed wirusami, spamem i innymi zagrożeniami online
• Wsparcie techniczne i help desk
• Telekomunikacja
• Tworzenie i hosting stron

Pamiętaj jednak, że to nie jest podejście uniwersalne. Zanim po nie sięgniesz, rozważ wszystkie korzyści i wyzwania związane z tą metodą.

Najlepsze podejście do budowy outsourcingowego działu IT: przewodnik krok po kroku

Wyższa produktywność, lepsza jakość produktu i niższe koszty to tylko część korzyści, jakie daje outsourcingowy dział IT. Nie uda Ci się jednak skutecznie outsourcować prac programistycznych bez starannego planu - solidna strategia outsourcingu to pierwszy krok do zatrudnienia dostawcy, który spełni Twoje potrzeby. Jak ją stworzyć? Oto kilka rzeczy do rozważenia.

#1. Określ swoje cele

Obniżka kosztów to częsty powód outsourcingu, ale nie jedyny dobry - nie ograniczaj się do szukania dostawcy wyłącznie po cenie. Wykorzystanie zaawansowanych technologii, usprawnione procesy i mniejsze ryzyko przy rozwoju biznesu to kolejne korzyści. Twoje cele powinny być realistyczne, wyważone i osiągalne.

Firma, która wcześnie jasno określa cele outsourcingu, jest już o krok przed konkurencją. Firmy, które starannie, krok po kroku definiują te cele, mają lepszą pozycję przy wyborze modelu zatrudnienia dla swojej branży niż te, które poświęcają temu mniej uwagi - bo znalazły czas, by zrozumieć plusy i minusy outsourcingu.

Kolejną zaletą jasnego zdefiniowania celów outsourcingu jest możliwość oceny rzeczywistych potrzeb firmy. Choć zatrudnianie zewnętrzne ma wiele plusów, ma też minusy, które mogą oznaczać, że w danym okresie nie jest dla konkretnej firmy najlepszym podejściem. Gdy jednak firma gamingowa albo software'owa szykuje się do kolejnego etapu rozwoju produktu lub uruchamia kilka nowych projektów przekraczających możliwości obecnego zespołu bądź wymagających zewnętrznej wiedzy technicznej lub kreatywnej, agencje rekrutacyjne mogą jej pomóc, dostarczając potrzebnych specjalistów.

Wyznaczając wcześnie dobrze określone cele outsourcingu, firma może wykorzystać kadrę IT najefektywniej - podnieść produktywność i zaoszczędzić, dodając lub redukując dodatkowy personel w zależności od potrzeb biznesowych i budżetowych.

#2. Określ zadania do oddelegowania

Jedne firmy słyną ze świetnego kodowania, inne z doskonałego doradztwa. Aby znaleźć idealne rozwiązanie outsourcingowe, bardzo ważne jest, by dokładnie ustalić, jakie zadania chcesz oddać na zewnątrz.

Najlepszym rozwiązaniem będzie sięgnięcie po zweryfikowany marketplace talentów technologicznych. Role, które najlepiej nadają się do outsourcingu, to:

• Programiści mobilni
• Programiści webowi
• Programiści back-end, front-end i full-stack
• Inżynierowie zapewnienia jakości
• Specjaliści wsparcia technicznego
• Inżynierowie DevOps

Wskazówka: liczba funkcji IT, które Twoja firma musi oddać na zewnątrz, zależy od jej wielkości, budżetu, kompetencji i własnego działu IT.

#3. Określ swój profil technologiczny

Ponieważ outsourcing wytwarzania oprogramowania odbywa się zwykle zdalnie, ważne, by profil technologiczny dostawcy pasował do Twoich potrzeb. Dlatego zalecamy sporządzenie listy zasobów potrzebnych w projekcie. I nie zapomnij o bezpieczeństwie i ochronie danych, bo wycieki nie należą do rzadkości.

#4. Zaplanuj budżet na to, co oczekiwane i nieoczekiwane

Choć wielkość rynku outsourcingu IT będzie w kolejnych latach zapewne się wahać - przez zmiany w globalnej gospodarce i przenoszenie mniej krytycznych usług IT do chmury w celu cięcia kosztów - menedżerowie operacyjni wciąż potrzebują budżetu na różne scenariusze biznesowe wynikające z modelu wzrostu.

Układając budżety miesięczne, kwartalne i roczne, firmy muszą uwzględnić bieżące potrzeby kadrowe, a także to, jak zwiększenie zespołu może - przy właściwym wdrożeniu - obniżyć całkowite koszty zatrudnienia. Muszą jednak zaplanować także rezerwę na nieprzewidziane sytuacje, jak nagła rotacja czy nowy kontrakt wymagający wyższych kompetencji niż te dostępne w firmie.

Menedżerowie często wskazują „ukryte koszty” jako jeden z głównych powodów, dla których outsourcing nie spełnia początkowych oczekiwań. Renomowana firma IT pomoże zweryfikować plan uzupełnienia zespołu, znaleźć równowagę między dostępnością a oczekiwanymi wynikami i wskazać możliwe ukryte koszty, dając klientowi możliwość szybkiego zwiększania lub zmniejszania zespołu, gdy trzeba - także w krótkim czasie i bez rujnowania budżetu.

#5. Wybierz właściwy model współpracy outsourcingowej

Planując outsourcing działu IT, liderzy HR powinni określić priorytetowe kompetencje, których szukają, i wyjaśnić dlaczego. Gdy jasno zdefiniują potrzebną wiedzę techniczną lub kreatywną, zespołom zarządzającym łatwiej wybrać model współpracy dopasowany do konkretnych potrzeb kadrowych.

Do wyboru jest wiele modeli współpracy: on-site, nearshore i offshore - każdy z nich ma inne korzyści i ryzyka. 

Wybierając od początku właściwy model rekrutacji outsourcingowej - w konsultacji z doświadczoną firmą rekrutującą specjalistów technicznych - firmy mogą wprowadzić dodatkowych ludzi do pracy szybko i sprawnie, nie tracąc czasu ani zasobów i nie obniżając znacząco produktywności.

#6. Zatrudnij CTO albo tech leada, który poprowadzi zespół (a potem dobieraj kolejne poziomy doświadczenia)

Firmy, które nie mają szczegółowej listy funkcji lub procesów do oddania na zewnątrz, mogą poprosić o pomoc zewnętrznego konsultanta. Tech lead pomoże przeanalizować wewnętrzne praktyki i przełożyć je na zobowiązania handlowe wobec wybranego dostawcy. Może też brać udział w wyborze dostawcy i negocjacjach, ale zadbaj o to, by rolę zatrudnionego CTO jasno określić na początku procesu.

Tacy ludzie bardzo pomogą Ci ograniczyć ryzyka outsourcingu.

Outsourcing ma wiele zalet, ale wiąże się też z ryzykami, które trzeba wziąć pod uwagę. Zatrudniając kogoś, kto potrafi je zrozumieć i ograniczyć, firmy zmniejszają problemy finansowe i podnoszą efektywność wybranego modelu. 

Oto cztery ryzyka, na które warto zwrócić szczególną uwagę:

Zaufanie i kontrola

Przy outsourcingu nadzór kierownictwa się zmniejsza, zwłaszcza w modelu onshore, nearshore czy offshore. Dyrektorzy HR zbudują wiarygodność, dowiadując się jak najwięcej o firmie IT, z którą pracują, rozmawiając z jej wcześniejszymi klientami i upewniając się, że są oni zadowoleni z metod dostawcy. Te proste kroki pomagają ustalić jasne zasady komunikacji i budują poczucie współpracy oraz zaufania między firmą a dostawcą.

Problemy z jakością

Poza ograniczeniem lub utratą kontroli operacyjnej outsourcing niesie też ryzyko problemów z jakością. Można je ograniczyć, pracując z dostawcami, którzy u wcześniejszych klientów i w poprzednich projektach wykazali się dbałością o kontrolę jakości i mają kompletny proces szybkiego rozwiązywania problemów jakościowych - na miejscu i zdalnie - w projekcie kreatywnym lub programistycznym prowadzonym przez rozszerzony zespół.

Problemy prawne

Kolejna kwestia, którą doświadczony menedżer łatwo rozwiąże, to problemy prawne. Skutki podatkowe, własność intelektualna, traktowanie pracowników, zobowiązania emerytalne i zgodność z regulacjami to tylko część zagadnień prawnych, które mogą pojawić się przy transakcji outsourcingowej. Instytucje finansowe rozważające outsourcing będą na przykład musiały stosować się do wytycznych Office of the Superintendent of Financial Institutions (OSFI). Kwestie prawne warto zbadać wcześnie, bo ich rozstrzygnięcie może wpłynąć na zdolność firmy do osiągnięcia celów outsourcingu.

#7. Jasno mów o swoich oczekiwaniach

Skuteczna komunikacja w firmie i poza nią jest dla udanego outsourcingu niezbędna. Wszyscy interesariusze powinni mieć tę samą wiedzę o pracach i wynikach kontraktu. Gdy jasno komunikujesz stronie trzeciej, czego od niej oczekujesz, może ona nawet pomóc Ci usprawnić działanie. Są przecież ekspertami od świadczenia usług. 

Znają naturę takich kontraktów i ich wykonalność. Mogą więc dobrze doradzić w kwestiach prawnych, politycznych, technologicznych i innych. Jednocześnie ważne, byś zadbał o ludzi pracujących wewnątrz firmy. 

Decyzja o oddaniu prac nad projektem IT na zewnątrz jest ogromna i mocno wpływa na całą firmę, jej ludzi i działanie. Pracownicy mogą poczuć się niepewnie na swoich stanowiskach. Aby uniknąć niepotrzebnych plotek, które mogą zaszkodzić reputacji firmy, najlepiej otwarcie z ludźmi rozmawiać i poinformować ich o decyzji.

Na uzupełnienie sprawdź kolejny materiał - Outsourcing IT dla Product Ownerów i CEO!

Jak wybrać właściwą firmę outsourcingową?

Na świecie są tysiące dostawców IT. Większość ma bogate portfolio, świetne opinie klientów i duże doświadczenie w wytwarzaniu oprogramowania. Wybór partnera IT nigdy nie jest więc łatwy. Aby ułatwić Ci drogę, przygotowaliśmy ten przewodnik krok po kroku po wyborze właściwej firmy offshore.

#1. Ustal jasne kryteria wyboru dostawcy

Wybór dostawcy programistów remotezawsze opiera się na określonych kryteriach. Trudno znaleźć firmę outsourcingową IT, która spełni je wszystkie. Zanim więc rzucisz się w wir poszukiwań, jasno zrozum, które aspekty są w Twoim przypadku kluczowe. Musisz oszczędzić? Brakuje Ci wiedzy technicznej? Musisz przeskalować proces wytwarzania? 

Zebraliśmy listę najczęstszych czynników wpływających na wybór.

• Cena. Efektywność kosztowa to jeden z głównych powodów outsourcingu IT, więc wybierz firmę offshore mieszczącą się w Twoim budżecie.
• Kompetencje techniczne. Jeśli chcesz rozszerzyć swoje możliwości i potrzebujesz programistów z konkretnym doświadczeniem i umiejętnościami, to powinno być jedno z kryteriów wyboru.
• Odpowiednie doświadczenie. Wybierając firmę outsourcingową, poszukaj w jej portfolio przykładów podobnej współpracy, zwracając uwagę na stos technologiczny, wielkość organizacji klienta i czas trwania projektu.
• Komunikacja. Zwróć uwagę, jak firma się komunikuje, ile czasu zajmuje jej odpowiedź na Twoje pytania i jak bardzo się angażuje. Do skutecznej współpracy z firmą offshore potrzebny jest też dobry angielski. Kolejny ważny aspekt wpływający na komunikację to dopasowanie kulturowe - miej to na uwadze.
• Wielkość zespołu. Nie oczekuj, że firma licząca 15-20 osób z powodzeniem dostarczy rozwiązania klasy enterprise. Dostawca musi też mieć wystarczające moce, gdybyś potrzebował szybko się przeskalować.

Te kryteria mogą się różnić w zależności od potrzeb biznesu, więc możesz dodać te, które pasują do Twojej sytuacji.

#2. Wybierz lokalizację

Jeśli potrzebujesz pomocy w wyborze lokalizacji outsourcingowego działu IT, oto materiał, z którego możesz skorzystać - Poland as the Leading Software Outsourcing Market in CEE. 

Inne kierunki to:

• USA
• Azja
• Afryka

Każdy kierunek ma swoje zalety i wady, ale niektóre zdążyły już zbudować opinię wiarygodnych partnerów. Na przykład obecność w Unii Europejskiej i wyraźna poprawa klimatu biznesowego sprawiają, że coraz więcej firm wybiera do outsourcingu IT Polskę.

#3. Przejrzyj opinie w Google, na Facebooku i na stronie firmy

Referencje klientów możesz oczywiście zawsze zdobyć w trakcie rozmów, ale opinie sprawdzisz jeszcze przed kontaktem z dostawcami. Przejrzyj rekomendacje w mediach społecznościowych i w Google. Sprawdź też opinie klientów na stronie. Wiele firm publikuje również wideorekomendacje, więc zobaczysz prawdziwych ludzi opowiadających o współpracy.

Ważne są też opinie pracowników, bo wizerunek marki wpływa na możliwości rekrutacyjne firmy. Jeśli w mediach społecznościowych jest mnóstwo negatywnych opinii o dostawcy, ma on też słabą retencję. Nie zapomnij więc zajrzeć do opinii pracowników.

Podsumowanie

Na koniec zadajmy to pytanie jeszcze raz. Czy zatrudnianie programistów offshore to dobry pomysł?

Trudno spierać się z tym, że outsourcing to potężne narzędzie w IT, zwłaszcza w czasach po COVID-zie. Wierz lub nie, ale w większości przypadków oddanie zadań i funkcji IT komuś, kto zrobi je lepiej, szybciej i taniej, to dobry pomysł. 

Outsourcing IT to jednak nie same tęcze i słońce. Ta strategia ma kilka wad, które mogą stanąć na drodze. Zdecydowanie zalecamy rozważenie plusów i minusów, zanim się na nią zdecydujesz. Nie traktuj jednak możliwych ryzyk outsourcingowego działu IT jako czegoś, czego nie da się uniknąć. 

Przy właściwym podejściu do zatrudniania firmy outsourcingowej i sporządzania umowy ryzyka będą minimalne.

Odbierz nasze nagranie webinaru i prezentację aby dowiedzieć się więcej o tajnikach outsourcingu IT.