Outsourcing IT a insourcing IT: która strategia będzie dla Ciebie najlepsza?

Szukając specjalistów IT, firmy często stają przed wyborem między outsourcingiem a insourcingiem i muszą zdecydować, jak najskuteczniej rozłożyć pracę. Ten strategiczny wybór mocno wpływa na koszty, jakość i zasoby organizacji. Coraz więcej firm daje więc pierwszeństwo tradycyjnym modelom outsourcingu IT zamiast szukania specjalistów wewnątrz firmy. Większa koncentracja na kluczowej działalności, dostęp do wyjątkowych kompetencji i obniżenie kosztów to najważniejsze czynniki napędzające rynek outsourcingu IT.

W obrazie „outsourcing IT a insourcing” nie ma jednak rozwiązania uniwersalnego. Większość firm będzie prawdopodobnie musiała zlecić na zewnątrz przynajmniej część usług o bardzo specjalistycznej platformie lub wymaganiach wsparcia. Ale to, jak daleko możesz się posunąć, oddając odpowiedzialność za hosting, zarządzanie i wsparcie usług IT, jest decyzją bardzo indywidualną.

Dlatego proponujemy zanurzyć się w ten temat nieco głębiej. Zacznijmy od dokładnych definicji.

Czym są outsourcing IT i insourcing IT?

Kluczowe aspekty outsourcingu i insourcingu IT

• Outsourcing to proces zatrudniania zewnętrznej organizacji, niepowiązanej z firmą, do wykonania określonych zadań. 
• Insourcingto z kolei praktyka biznesowa realizowana w ramach własnej infrastruktury operacyjnej organizacji. 

Główna różnica między outsourcingiem a insourcingiem leży w sposobie, w jaki praca, projekty czy zadania są przydzielane różnym firmom i działom w celach strategicznych.

Najnowsze statystyki globalne

Insourcing to stara, dobra metoda, z której korzystali już nasi dziadkowie. Dokładne przyglądanie się jego statystykom wydaje się więc nieco zbędne. Nie można tego jednak powiedzieć o outsourcingu, który jest popularnym trendem od 1989 roku. Przez ostatnie trzy dekady stał się integralną częścią zarządzania biznesem w skali globalnej.

Dlatego uważamy, że warto zajrzeć w najnowsze dane i zebrać najważniejsze statystyki outsourcingu na 2022 rok.

#1. Przed pandemią globalny rynek outsourcingu sięgnął 92,5 miliarda dolarów

Globalne przychody z outsourcingu poruszają się po niestabilnej trajektorii od 2012 roku. Szczyt osiągnęły w 2014 roku, przy 104,6 miliarda dolarów, by rok później spaść do 88,9 miliarda. Statystyki pokazują, że trend wzrostowo-spadkowy trwa, a przez COVID-19 liczby te wciąż się nie ustabilizowały.

#2. Co roku około 300 000 miejsc pracy trafia w outsourcingu poza USA

Amerykańskie statystyki outsourcingu, takie jak ta, tłumaczą, dlaczego tak wiele osób patrzy na outsourcing negatywnie. Negatywne nastawienie jest szczególnie silne w czasie dużego kryzysu gospodarczego; właśnie doświadczyliśmy drugiej największej recesji w historii, a pełne skutki globalnej pandemii dopiero zobaczymy.

Nie dziwi więc, że u szczytu Wielkiej Recesji 86% Amerykanów obwiniało outsourcing o pogłębianie kryzysu.

#3. Ponad 44% dyrektorów ds. informacji mówi, że korzysta dziś z dostawców outsourcingowych częściej niż zaledwie pięć lat temu

Najnowsze statystyki offshoringu pokazują, że sektor IT najszybciej idzie w stronę outsourcingu. Około 64% zlecanych na zewnątrz funkcji technologicznych dotyczy wytwarzania oprogramowania.

Około 51% menedżerów technologicznych mówi, że zatrudnia zdalnych programistów do tworzenia i utrzymania aplikacji, a 40% zleca na zewnątrz swoje centra danych.

#4. Oszczędność pieniędzy to główna motywacja do outsourcingu IT

Uwolnienie zasobów, by skupić się na kluczowej działalności, to najczęściej podawany powód zlecania funkcji IT na zewnątrz (49%). Oszczędzanie jest drugie w kolejności, ale wciąż wysoko. Około 45% firm zlecających funkcje IT mówi, że ich projekty outsourcingowe mają przynieść oszczędności. Około 46% twierdzi, że outsourcing daje im dostęp do kompetencji niedostępnych wewnątrz firmy.

#5. 71% dyrektorów finansowych zleca część swoich usług w outsourcingu lub offshoringu

Firmy finansowe są wśród tych, które najczęściej korzystają z outsourcingu. Podobnie robi około 70% firm handlowych i transportowych, a statystyki pokazują, że pierwsze miejsce wciąż należy do firm farmaceutycznych - około 82% z nich zleca usługi na zewnątrz.

#6. Mimo pandemii COVID-19, a może właśnie przez nią, udział outsourcingu IT w budżecie dalej rósł - z 12,7% w 2019 do 13,6% w 2020

Porównanie statystyk outsourcingu rok do roku ujawnia dziwną i rosnącą przepaść między dużymi a małymi firmami zlecającymi pracę na zewnątrz.

Bezpieczeństwo IT i utrzymanie centrów danych zanotowały trzy lata temu największy spadek w outsourcingu - o 6% rok do roku. Spadek wynikał głównie z tego, że małe i średnie firmy przeszły na chmurę, co wyeliminowało potrzebę zlecania utrzymania wewnętrznej infrastruktury IT.

Niedawne badanie wykazało, że pandemia i przejście na model pracy z domu nie wpłynęły negatywnie na globalny outsourcing IT. Przeciwnie, wydatki na outsourcing wzrosły do 13,6% średniego budżetu IT w 2020 roku.

Oczekuje się, że globalny rynek outsourcingu IT urośnie o 98 miliardów dolarów w latach 2020-2024, rosnąc średnio o 5%.

Przy takich liczbach zatrudnianie zdalnych programistów to najlepsza strategia po pandemii!

Czym jest outsourcing w biznesie?

Outsourcing wykorzystuje zaawansowane zasoby kadrowe zewnętrznej organizacji do wykonywania zadań, a także jej zasoby do świadczenia usług i dostarczania produktów. Motywem zlecania pracy innej firmie zwykle jest oszczędność. Branże takie jak telekomunikacja, turystyka, transport, media i handel detaliczny często opierają się na outsourcingu przy realizacji ważnych projektów lub zadań.

Firmy mogą wykorzystać outsourcing, by lepiej skupić się na kluczowych aspektach biznesu. Zlecanie działań pobocznych może zwiększyć efektywność i produktywność. Outsourcing dotyczy przy tym stanowisk od obsługi klienta po produkcję, a także technologii i back office. (Więcej o korzyściach poniżej).

Kontrola organizacji nad działaniami i decyzjami będzie się różnić między outsourcingiem a insourcingiem. Organizacje zlecające konkretną usługę lub proces produkcyjny mają minimalną kontrolę menedżerską nad praktykami zewnętrznej organizacji zatrudnionej do projektu. Na przykład firma znana z przyjaznej obsługi klienta nie ma możliwości zapewnienia ani kontrolowania tego, jak zewnętrzne centrum wsparcia rozmawia z klientami.

Czym jest insourcing w biznesie?

Insourcing polega na przydzieleniu projektu osobie lub działowi wewnątrz firmy zamiast zatrudniania osoby czy firmy z zewnątrz. Wykorzystuje wypracowane zasoby wewnątrz organizacji do realizacji zadań lub osiągnięcia celu. Na przykład organizacja może zaangażować własne wsparcie techniczne do nowego produktu, bo ma już wsparcie techniczne dla innego produktu.

Insourcing zwykle umieszcza też nowe operacje i procesy wewnątrz organizacji. Dlatego bywa dla firmy droższy - często wiąże się z wprowadzeniem nowych procesów, by uruchomić kolejny obszar w organizacji. (Więcej o korzyściach i obawach w kolejnym rozdziale).

Outsourcing a insourcing IT: korzyści i obawy

Korzyści z outsourcingu usług IT

Oszczędności

Najczęściej siłą napędową przejścia na usługi zarządzane jest koszt. Uwolnienie organizacji od drogich zasobów technicznych, których wiedza bywa potrzebna tylko okazjonalnie, może przynieść znaczne korzyści ekonomiczne.

Jedną z często pomijanych korzyści jest to, że outsourcing eliminuje koszty rotacji pracowników, urlopów, zwolnień chorobowych i innych przestojów związanych z zasobami wewnętrznymi.

Podobnie współdzielenie złożonych platform technologicznych może dać firmom znaczne oszczędności. Infrastructure as a Service (IaaS), Software as a Service (SaaS), Telecommunications as a Service (TaaS) i inne oferty zapewniają duży efekt skali. Płacenie za część usługi jako jeden z najemców jest w większości przypadków tańsze niż koszt sprzętu, licencji, zabezpieczeń, utrzymania i innych kosztów własnego rozwiązania.

Dostępność wiedzy eksperckiej

Dostawca usług zarządzanych obsługujący wielu klientów może pozyskać i opłacić wysoki poziom wiedzy o oferowanych produktach.

Koszt zatrudnienia na takim poziomie bywa dla pojedynczej firmy zaporowy, zwłaszcza gdy weźmiesz pod uwagę, że:

• specjalistyczna wiedza eksperta może być potrzebna niezbyt często;
• w większości przypadków taki ekspert będzie zapewne wykonywał zadania znacznie poniżej swoich kompetencji, które raczej nie będą dla niego atrakcyjne ani satysfakcjonujące.

W przypadku systemów krytycznych, które muszą być dostępne całą dobę, jeden zasób nie wystarczy. Dostawca usług zarządzanych będzie miał wiele zasobów i dostępność pozwalającą spełnić stałe wymagania usługowe, niezależnie od tego, kiedy pojawią się problemy.

Kwestie inwestycyjne

Korzystanie z usług zarządzanych pozwala organizacji zamienić to, co byłoby wydatkiem kapitałowym (CapEx), w wydatek operacyjny (OpEx). Może to ułatwić negocjowanie nowych usług.

Wypróbuj, zanim kupisz

Usługi outsourcingowe dają możliwość „wypróbowania przed zakupem”, dzięki czemu masz pewność, że rozważana usługa odpowiada Twoim potrzebom i przyniesie oczekiwaną wartość.

Nie jest to możliwe, gdy budujesz rozwiązanie wewnętrznie. Wtedy musisz mieć pewność, że korzyści z inwestycji pojawią się od samego początku. Gdy już kupisz i wdrożysz infrastrukturę oraz oprogramowanie, na zmianę zdania będzie za późno.

Elastyczność

Ważną zaletą zatrudniania programistów offshore jest możliwość szybkiego zwiększania i zmniejszania mocy przerobowych zgodnie ze zmieniającymi się potrzebami.

Na przykład urząd skarbowy może potrzebować dodatkowych mocy w okresach rocznych rozliczeń, ale przez pozostałe 11 miesięcy roku już nie.

• Dostawca usług zarządzanych szybko udostępni te dodatkowe moce i usunie je, gdy przestaną być potrzebne.
• Rozwiązanie wewnętrzne musi mieć dostępne moce zawsze, by obsłużyć szczyty w roku, co oznacza marnowanie zasobów.

Elastyczność bywa też ważna przy planowaniu nowych usług lub zmienianiu starych. Dostawcy potrafią szybko „postawić” maszyny wirtualne jako środowiska testowe i równie szybko je usunąć. Takie tymczasowe zwiększenia mocy to bardzo cenne możliwości, nieopłacalne w większości środowisk wewnętrznych.

Trzymaj się tego, w czym jesteś dobry

Ostatnia kwestia przy outsourcingu: jeśli prowadzisz sklep, biuro rachunkowe albo szpital, masz kompetencje pasujące do tych specjalizacji. Czy naprawdę ma sens rozbudowywanie możliwości IT wewnątrz organizacji i zatrudnianie na przykład inżynierów QA? Czy nie lepiej skupić się na kluczowej działalności i zostawić IT ekspertom w tej dziedzinie?

Ryzyka outsourcingu usług IT

Kwestie bezpieczeństwa

W świecie, w którym wycieki danych trafiają na nagłówki z niepokojącą regularnością, wiele organizacji naturalnie obawia się powierzania danych klientów i wrażliwej własności intelektualnej stronie trzeciej. Więksi dostawcy mogą dawać Ci niewielką kontrolę nad tym, gdzie na świecie przechowywane są Twoje dane, co bywa zrozumiałym powodem do niepokoju.

Niezależnie od tego, ile gwarancji umownych zapewniłeś, wciąż przekazujesz pieczę nad tymi informacjami innej firmie, nad którą nie masz codziennej kontroli. Choć umowy mogą dawać Ci środki zaradcze, gdy coś pójdzie nie tak, raczej nie odbudują reputacji zniszczonej przez duży wyciek danych.

Utrata kontroli

Myśl o oddaniu ​​kontroli nad krytyczną częścią biznesu stronie trzeciej bywa niepokojąca. To dostawca usługi będzie odpowiadał za zgodność i nadzór nad zarządzaniem usługami IT.

Przekazanie tej kontroli dostawcy bywa trudne i gorączkowe, zwłaszcza gdy korzystasz z dostawcy, z którym wcześniej nie pracowałeś. Rozwiej te obawy, spotykając się z innymi firmami korzystającymi z dostawcy, którego rozważasz.

Nieplanowane dodatkowe koszty

Outsourcing powinien oszczędzać pieniądze. Wybór najtańszej oferty nie zawsze jest jednak najlepszy. Musisz dokładnie rozumieć, co obejmuje Twoja umowa, a co zostanie zakwalifikowane jako usługi dodatkowe.

Upewnij się, że dokładnie rozumiesz, do czego uprawnia Cię wybrany poziom usługi - czy na pewno pokryje Twoje potrzeby? Jeśli nie, prawie na pewno będzie Cię kosztować więcej niż wyższy poziom usługi w umowie.

Zajrzyj też do naszego webinaru o outsourcingu IT , żeby lepiej zrozumieć, jak zminimalizować największe wyzwania outsourcingu IT.

Korzyści z insourcingu usług IT

Praktyczna obsługa

Zespół na miejscu może aktualizować i zarządzać nie tylko Twoim oprogramowaniem, ale też utrzymywać sprzęt na miejscu.

Komunikacja

Ponieważ Twój zespół wewnętrzny może rozmawiać ze wszystkimi działami firmy, zrozumie procesy biznesowe głębiej, co pozwoli trafniej wskazywać możliwe wąskie gardła w pracy.

Ludzie przeszkoleni pod potrzeby Twojego biznesu

Możesz zbudować zespół IT z wyjątkowych specjalistów, uformowany specjalnie pod potrzeby Twojej firmy, co oznacza, że dobrze przeszkoleni ludzie będą gotowi na niestandardowe projekty i szybciej znajdą rozwiązania w swojej pracy.

Lepsza kontrola nad przepływem pracy

Możesz skontaktować się ze swoim wewnętrznym zespołem, kiedy tylko go potrzebujesz. Do tego znacznie łatwiej ocenić pracę i wkład każdej osoby w projekt oraz ją motywować, co prowadzi do większej produktywności i zaangażowania. 

Wady insourcingu IT

Wyższe koszty

Choć insourcing ma obniżać koszty przez równiejsze rozłożenie pracy między pracowników, wciąż bywa dość drogi, bo obejmuje koszty poszukiwania, rekrutacji, wdrożenia, szkoleń, wynagrodzeń i podatków.

Problemy z headhuntingiem

Znalezienie właściwego specjalisty do zadania bywa trudne. Do tego podnoszenie kompetencji pracowników kosztuje czas i pieniądze.

Niezastąpioność niektórych osób

Jeśli masz wyjątkowy projekt, a wartościowi ludzie zdecydują się odejść z firmy, może to doprowadzić do zatrzymania, a nawet zamknięcia projektu.

Najważniejsze wnioski 

Po przyjrzeniu się głównym zaletom insourcingu i outsourcingu możemy sformułować kilka wniosków:

1. Outsourcing wytwarzania oprogramowania ma wiele zalet.
2. W porównaniu outsourcingu i insourcingu IT ten drugi jest mniej ekonomiczny.
3. Outsourcing daje dostęp do szerszej puli specjalistów bez ryzyka, że nie uda się zatrudnić właściwej osoby lokalnie.
4. Ryzykiem regulacyjnym i zgodności można zarządzać dzięki należytej staranności, umowom i wsparciu zaufanej platformy weryfikującej programistów oraz firmy, dla których pracują.
5. Product ownerzy i CEO patrzą na outsourcing z własnej perspektywy.
6. Start projektu programistycznego jest szybszy przy pracy z zespołem outsourcingowym: od zielonego światła do rozpoczęcia prac mijają dwa tygodnie.
7. Zestawiając projekty realizowane wewnętrznie i w outsourcingu, widzimy, że ten drugi pozwala rosnąć dzięki innowacjom, ograniczając ryzyko i zwiększając zyski.
8. Możesz zebrać wszystkie potrzebne kompetencje i doświadczenie bez przechodzenia przez długi proces rekrutacji i wdrożenia.
9. Przy outsourcingu nie musisz zlecać pracy do krajów odległych od Twojego. Nearshoring i offshoring są do Twojej dyspozycji.

Która strategia będzie dla Ciebie najlepsza?

Ostatecznie decyzja nie polega na tym, czy zlecać na zewnątrz. Pytanie powinno brzmieć:

które z Twoich usług powinna prowadzić strona trzecia?

Głównym przedmiotem outsourcingu są usługi IT, które w gruncie rzeczy są towarem. To tam najpewniej osiągniesz największe oszczędności i podejmiesz najmniejsze ryzyko.

Usługi, które lepiej nadają się do zarządzania wewnętrznego, to często:

• usługi związane z danymi poufnymi
• usługi wysoko wyspecjalizowane
• usługi, które mogą odsłonić Twoją kluczową własność intelektualną

Problemy z tymi konkretnymi usługami niosą wyższe ryzyko reputacyjne, a do tego zwykle znacznie wyższą cenę - i ani jedno, ani drugie może się nie opłacać.

Jednocześnie są usługi, które powinno się w 100% powierzyć stronie trzeciej. Na przykład testowanie oprogramowania.

Powodów, dla których firma decyduje się na outsourcing, jest wiele, ale dwa wyróżniają się szczególnie: obniżenie kosztów i skupienie na kluczowych celach.

Porównując outsourcing i insourcing IT, poprawa wyników finansowych jest prawdopodobnie największym motorem projektów outsourcingowych. Powierzenie stronom trzecim określonych aspektów pracy oznacza, że ciężar kosztów z nią związanych zostaje zdjęty i przeniesiony gdzie indziej. Firma wciąż musi za te usługi płacić, ale korzyści z outsourcingu znacznie przewyższają koszty.

Nie musisz przecież inwestować w infrastrukturę ani szkolić ludzi, by z powodzeniem zrealizować projekt. Zamiast tego skorzystasz z usług ekspertów w danej dziedzinie, i to znacznie taniej.

A gdy strona trzecia wykonuje pracę bardziej odtwórczą, administracyjną czy czasochłonną, firma zlecająca może skupić się na swojej roadmapie i kluczowych celach. W dłuższej perspektywie outsourcing to sposób na optymalizację modelu biznesowego firmy. Wystarczy tylko nauczyć się, jak sprawić, by działał dla Twojego biznesu.

Teraz Twoja kolej

Trudno powiedzieć, co będzie najlepsze dla Twojego biznesu. Wybór w dużej mierze zależy od potrzeb projektu. Jeśli na przykład musisz stworzyć aplikację mobilną albo zapewnić dobrą obsługę klienta, partnerstwo outsourcingowe jest dla Ciebie. To opcja dla większości małych i średnich firm, bo potrzebują one przede wszystkim standardowych i szybko dostarczanych rozwiązań.

Jeśli jednak Twoja firma tworzy produkt szyty na miarę, prowadzi prace badawczo-rozwojowe albo potrzebujesz dedykowanego działu wspierającego kluczową działalność przez cały jej cykl życia, warto rozważyć oba podejścia.