10 biznesowych wskazówek dotyczących outsourcingu projektów IT

Outsourcing projektów IT to ścieżka nie w pełni zbadana przez właścicieli firm. Dzieje się tak dlatego, że realne i wyobrażone zagrożenia związane z tym modelem pozyskiwania ludzi są mało znane.

Choć wokół outsourcingu narosło wiele negatywnych stereotypów, jak utrata kontroli menedżerskiej, ten model biznesowy rozpowszechnił się zarówno w organizacjach prywatnych, jak i publicznych.

Po pierwsze, pozwala firmom realizować cele biznesowe efektywnie kosztowo dzięki niższym kosztom pracy na rynkach zagranicznych. Poza tym daje dostęp do doświadczenia i skuteczności na poziomie, któremu zespół wewnętrzny może nie dorównać.

W tym artykule przyjrzymy się całemu rynkowi outsourcingu, czynnikom, które doprowadziły do jego gwałtownego wzrostu, oraz wskazówkom dotyczącym outsourcingu projektu programistycznego.

Ale najpierw…

Czym jest outsourcing?

Outsourcing to praktyka biznesowa, w której firma zatrudnia zagraniczną lub lokalną osobę albo firmę do świadczenia usług wykonywanych zwykle - albo wcześniej - przez własny zespół.

Przy takiej formie współpracy zatrudniony dostawca usług pozostaje odpowiedzialny za swoich ludzi i systemy informatyczne, żeby dostarczyć oczekiwane usługi - na miejscu albo zdalnie.

Choć offshoring i nearshoring bywają używane zamiennie, jest między nimi zasadnicza różnica. Bliższe spojrzenie na definicję offshoringu ujawnia kilka rzucających się w oczy różnic.

Outsourcing nearshore to „młode dziecko” offshoringu, bo polega na zatrudnieniu dostawcy usług nieco bliżej domu, nawet jeśli wciąż znajduje się on w innym kraju albo regionie.

Z kolei offshoring oznacza przeniesienie procesów biznesowych w odległe miejsce.

Skoro udało nam się wyjaśnić główne różnice między nimi, zobaczmy pokrótce, kiedy warto z tego skorzystać.

Kiedy warto outsourcować usługi IT?

Decyzja o współpracy z programistami zdalnymi jest trudna dla każdej firmy. Jest jednak kilka wyraźnych sygnałów, że czas na outsourcing wytwarzania oprogramowania.

• Brak ludzi wewnątrz firmy. Zbyt wiele zadań szybko przytłacza zespół. Dzięki outsourcingowi łatwo zwiększysz tempo i oddelegujesz część zadań zespołowi zewnętrznemu.
• Trudność ze znalezieniem właściwych ludzi. Jeśli spędzasz tygodnie, a nawet miesiące, szukając kandydata o wymaganych kompetencjach, to wyraźny sygnał, że trzeba poszerzyć poszukiwania. Jak stwierdzamy w naszym raporcie o outsourcingu IT, ta metoda daje dostęp do ogromnej puli talentów, w której szybko znajdziesz odpowiednich kandydatów. Co więcej, doświadczeni dostawcy outsourcingu IT mają zwykle duży zespół rekrutacyjny i imponującą bazę kandydatów.
• Przeciągające się zadania i przekroczone terminy. Regularne dotrzymywanie terminów jest kluczowe dla powodzenia każdego projektu. Jeśli na przykład Twój zespół nie nadąża za mapą drogową projektu uczenia maszynowego, rozwiązaniem może być skalowanie albo dołożenie osobnego zespołu programistów Pythona .
• Trudności z realizacją złożonych projektów. Doświadczony partner outsourcingowy zapewni wiedzę potrzebną do zrealizowania dowolnego projektu, niezależnie od jego złożoności.
• Brak wiedzy technicznej. Dzięki outsourcingowi projektu programistycznego zrealizujesz swój pomysł, nawet jeśli nie masz wiedzy technicznej. Właściwy partner zajmie się całym projektem - od wstępnego studium wykonalności po rozwój, dostosowanie i wsparcie.
• Trzeba zoptymalizować koszty. Doświadczony dostawca pomoże wdrożyć najlepsze praktyki wytwórcze (wybór optymalnego stosu technologicznego, architektury, optymalizacja DevOps, testowanie oprogramowaniaitd.) przy jednoczesnej optymalizacji kosztów. Taka współpraca pozwoli Ci też uniknąć kosztów ogólnych rekrutacji, zarządzania personelem i administracji, bo wszystkie te zadania wykonuje Twój dostawca outsourcingowy.

Więcej o tym, kiedy i jak outsourcować IT, znajdziesz w naszym webinarze.

10 dobrych praktyk w outsourcingu prac projektowych 

1. Określ cele i zakres outsourcingu

Jeśli nie wiesz, dokąd zmierzasz, nigdy tam nie dotrzesz. Gdy już zdecydujesz się na projekt outsourcingowy, musisz ustalić, co dokładnie chcesz zlecić na zewnątrz. Przeanalizuj projekt i sprawdź, co możesz zrobić sam, a jakich kompetencji Ci brakuje.

Dla skutecznej strategii outsourcingu bardzo ważne jest, by:

• określić wymagania długo- i krótkoterminowe;
• upewnić się, że dobrze rozumiesz projekt programistyczny, który zlecasz;
• przygotować na piśmie zakres obowiązków i oczekiwania wobec zespołu zagranicznego.

Przygotuj się na kilka pytań o przyszły produkt ze strony potencjalnej firmy outsourcingowej. Właściwy wykonawca zasypie Cię pytaniami o Twój biznes i cele projektu, spróbuje doprecyzować jak najwięcej wymagań i oczekiwań przed startem projektu i mocno się postara, żeby zrozumieć wyjątkowy charakter przedsięwzięcia.

Im więcej informacji przekażesz dostawcy, tym lepiej oszacuje rozmiar i koszt projektu, dopasuje swoje procesy do Twoich i dobierze najwłaściwszą metodykę. Bez jasnych celów, wyraźnie określonego zakresu i odpowiedzialności Twój udział w outsourcingu może przypominać ślepego, który prowadzi ślepego.

I nigdy nie zlecaj na zewnątrz działań unikalnych dla Twojego biznesu, funkcji kluczowych i inicjatyw strategicznych. Najlepszym rozwiązaniem jest utrzymanie odpowiedniej kontroli wewnętrznej nad krytycznymi funkcjami biznesowymi i pozostawienie dostawcom outsourcingu kompetencji niekluczowych.

2. Wybierz właściwego dostawcę

Żeby ustawić skuteczny proces zarządzania outsourcingiem projektów IT, najpierw musisz znaleźć właściwego dostawcę. A najlepszy dostawca to taki, który nie tylko rozumie Twoją branżę, ale jest w pełni zgodny z Twoimi celami biznesowymi i kulturą. Poświęcając trochę więcej czasu na wybór zagranicznego partnera, oszczędzisz sobie wielu problemów w przyszłości. Zrób więc research.

Najpierw wybierz co najmniej 5 obiecujących firm outsourcingowych i marketplace'ów IT. Porównaj zakres usług, korzyści i dodatki, jakie oferują, i przyjrzyj się dokładnie osobowości dostawców. Sprawdź ich kulturę i wartości, procesy i podejście, żeby uzyskać jasny obraz firm. Szukaj potwierdzonych osiągnięć - sprawdź opinie zadowolonych klientów na Clutchu.

Następnie starannie przeanalizuj i wypisz dostawców.

Twoja lista kontrolna powinna wyglądać tak:

• Modele usług dostawcy i podejście do współpracy
• Obszary specjalizacji
• Portfolio dotychczasowych projektów
• Opinie klientów
• Opinie na Clutchu

Niezależnie od tego, czy zlecasz projektowanie, wytwarzanie oprogramowania czy zapewnienie jakości, warto przejrzeć prace każdego, z kim zamierzasz pracować. Śmiało poproś też o CV każdego programisty albo innego członka zespołu zagranicznego, żeby mieć pewność, że zatrudniasz najlepszych.

Bonus: jeśli czujesz, że te rekomendacje do Ciebie pasują, nie szukaj dalej niż marketplace'y IT. Tam złożysz zespół z elementów (od każdego programisty po menedżerów).

3. Skup się na wartości, nie na koszcie

Tak, outsourcing może oszczędzić Ci pieniędzy, ale to nie jedyny powód, dla którego po niego sięgasz. Nigdy nie myśl o outsourcingu jako o tanim i łatwym sposobie zrzucenia pracy. Outsourcing ma optymalizować Twój biznes, żeby uwolnić czas na cele strategiczne.

Stawki firmy outsourcingowej są często odbiciem kompetencji, doświadczenia i jakości pracy. 

Dostawca A może mieć na przykład stawkę 20 dolarów za godzinę, ale obsadzić projekt dużą liczbą juniorów o ograniczonym doświadczeniu. Dostawca B może mieć stawki 50 dolarów za godzinę i obsadzić projekt trzykrotnie mniejszą liczbą programistów JavaScriptu, stawiając na bardziej doświadczone osoby, które potrzebują mniej czasu na wykonanie konkretnych zadań.

Który z nich będzie bardziej produktywny i wniesie więcej wartości do Twojego projektu?

4. Wybierz właściwy model outsourcingu projektu IT

W wytwarzaniu oprogramowania w outsourcingu są trzy modele współpracy, a każdy ma swoją specyfikę. Ważne, by wybrać ten, który najlepiej odpowiada potrzebom Twojego biznesu.

Zespół rozszerzony (outstaffing)

Ten model dobrze sprawdza się, gdy chcesz rozszerzyć własny zespół inżynierski o dodatkowych programistów albo ekspertów o konkretnych kompetencjach. Na przykład dołożyć kilku programistów Ruby on Rails albo programistów Reacta. Wchodzą w Twoje procesy wytwórcze i komunikują się z Tobą codziennie. Dzięki temu masz poczucie kontroli, bo zarządzanie, przydzielanie zadań i śledzenie postępów zostaje po Twojej stronie.

Model zespołu rozszerzonego ceni się za dużą elastyczność skalowania w górę i w dół. Zwykle wymaga jednak dłuższego procesu rekrutacji, bo musisz brać udział w rozmowach i ocenie każdego kandydata. Wymaga też skutecznej komunikacji i dzielenia się wiedzą z zespołem outsourcingowym.

Takie działania wymagają od Ciebie więcej wysiłku. Dlatego często warto oddelegować je również do zespołu outsourcingowego. Zaufany partner techniczny w pobliżu może zająć się rekrutacją, rozmowami z kandydatami, bieżącym zarządzaniem zespołem i wsparciem technicznym, żebyś mógł skupić się na kluczowych zadaniach biznesowych.

Poza zdjęciem z Ciebie ciężaru tworzy to też okazje do bardziej zaawansowanych i długoterminowych partnerstw.

Zespół zarządzany

Wybierz ten model outsourcingu projektu IT, jeśli chcesz oddelegować część prac nad produktem do odrębnego, samowystarczalnego zespołu inżynierskiego wpiętego w Twoją organizację dostarczania. Wielkość i skład zespołu dopasowuje się do konkretnych wymagań projektu. Partner outsourcingowy daje też dedykowanego project managera, który zajmuje się bieżącym zarządzaniem i dba o dobrą pracę zespołu. Dzięki temu zespoły zarządzane wymagają od Ciebie mniej zaangażowania, a raporty biznesowe i przeglądy powstają średnio raz na kwartał.

Największą zaletą zespołu zarządzanego jest to, że pracuje jako osobna jednostka, będąc jednocześnie wpiętym w Twój proces dostarczania. Zbudowanie takiego zespołu idzie szybciej, bo cały proces rekrutacji przechodzi na partnera. W przypadku marketplace'u talentów technologicznych Ideamotive obsadzenie wakatu właściwą osobą zajmuje około 4-6 tygodni. Co więcej, takie zespoły zawsze mają dedykowanego project managera, który pilnuje ich efektywności, postępów i codziennych procesów. Zarządzanie projektem IT w outsourcingu to kolejny poziom Twojego rozwoju.

Taka współpraca trwa dłużej niż w modelu zespołu rozszerzonego i może przynieść więcej korzyści. Takie projekty mają zwykle wysoki wskaźnik utrzymania pracowników, dzięki czemu dostajesz zespoły zapewniające Twojej firmie długoterminowe wsparcie.

Poza tym takie partnerstwa często rozwijają się z czasem, gdy zespół zarządzany przejmuje nowe obowiązki. Dzięki latom wiedzy i doświadczenia takie zespoły potrafią doradzić w kwestii dobrych praktyk i technologii, które usprawnią Twój projekt. W pewnym sensie stają się Twoim osobistym konsultantem IT, dbając o to, byś nadążał za najnowszymi trendami technologicznymi.

Tworzenie rozwiązań dedykowanych

Podczas gdy modele zespołu rozszerzonego i zarządzanego działają w skali projektu, tworzenie rozwiązań dedykowanych działa w skali całego biznesu.

Ten model najlepiej sprawdza się przy rozwiązywaniu wyzwań biznesowych, takich jak poszerzanie zasięgu rynkowego, transformacja cyfrowa czy tworzenie pełnoprawnych produktów. Jest szczególnie użyteczny dla firm, które chcą skupić się na innych aspektach działalności i szukają partnera biorącego pełną odpowiedzialność za ich problem lub potrzebę.

Tworzenie dedykowane obejmuje pełen cykl projektowania i wytwarzania projektu. Zaczyna się od rozbudowanej fazy discovery prowadzonej przez analityków biznesowych, architektów systemów, liderów technicznych i innych ekspertów. Zespół przeprowadza szczegółową analizę Twojego biznesu i procesów wewnętrznych, żeby zweryfikować pomysł, dobrać najlepszy stos i architekturę oraz dostarczyć wszystkie wyniki potrzebne do udanego startu. Może też zbadać konkurencję i rynek, na którym działasz.

Po fazie discovery partner outsourcingowy zadba o zatrudnienie najlepszych ludzi do Twojego projektu i zapewni zespołowi przestrzeń, by skupił się wyłącznie na nim. Projektem zarządza dedykowany PM, który regularnie przekazuje informacje o postępach, kamieniach milowych i wydaniach, żebyś był na bieżąco ze stanem prac.

Takie partnerstwa często przeradzają się w całe zagraniczne centra R&D, które stają się integralną częścią Twojej firmy. Pomagają skalować biznes, poszerzać zasięg klientów i przyspieszać cyfryzację.

Ogólnie mapa drogowa wygląda tak:

5. Omów czas i koszt realizacji projektu

Gdy wybierzesz już firmę programistyczną do kolejnego projektu, czas omówić koszt i czas realizacji oraz wyjaśnić wszelkie niejasności. Trzeba jasno przegadać wszystko, łącznie z modelem rozliczeń i pozostałymi kosztami. Jeśli wszystko jest przejrzyste i negocjowalne - koszt wytworzenia aplikacji, czas trwania, dostawa i data wydania - możesz iść dalej.

6. Zacznij od projektu pilotażowego

Zanim zatrudnisz zespół programistyczny, musisz być pewien jego możliwości. Zacznij od poproszenia zespołu o pracę nad projektem testowym. Jego funkcjonalność i skuteczność pomogą Ci zdecydować, czy chcesz z nimi zostać.

Oto, czego dowiesz się o zespole outsourcingowym z takiego pilotażu:

• Autentyczność. Czy partner outsourcingowy jest uczciwy i otwarty w kwestii swoich procedur? Czy potrafi dowieźć projekty tak, jak obiecał?
• Umiejętności komunikacyjne. Czy partner zadaje właściwe pytania? Czy potrafi skutecznie realizować wszystkie Twoje wskazówki?
• Zarządzanie czasem. Czy zespół dotrzymuje własnych terminów? Czy będzie w stanie oddać pracę na czas?

Projekt pilotażowy może wymagać zainwestowania zasobów i czasu. Pomoże Ci jednak wyrobić sobie jasne wyobrażenie o tym, ​​jak będzie wyglądać współpraca.

7. Synchronizujcie się regularnie

Umówcie się z góry na otrzymywanie aktualizacji w stałym rytmie. Synchronizacja może być codzienna albo cotygodniowa, ale trzymajcie się zdyscyplinowanie ustalonej pory, zwłaszcza jeśli zespół outsourcingowy jest w innej strefie czasowej.

Skuteczna komunikacja, zwłaszcza z nowymi albo zdalnymi osobami, to klucz do sprawniejszego, produktywniejszego i bardziej dochodowego projektu. Niezależnie od tego, czy używacie Google Chat czy Slacka, scentralizowane przechowywanie całej komunikacji projektowej zwiększy odpowiedzialność i pozwoli wszystkim porozumiewać się w czasie rzeczywistym.

8. Obawy o dane poufne

Jeśli dostawca usług potrzebuje dostępu do wrażliwych danych, zalecamy zaostrzenie zastrzeżeń dotyczących prywatności i bezpieczeństwa.

W takim przypadku lepiej zrezygnować z prywatnego freelancera i wybrać rozwiązanie klasy korporacyjnej.

Freelancer może być naprawdę uczciwy i godny zaufania, ale jego systemy i sieci bywają mniej zaawansowane niż w pełnoprawnej firmie.

9. Nie zapomnij o wsparciu po zakończeniu prac

W projektach programistycznych zawsze warto mieć klauzulę wsparcia albo gwarancję, jeśli chcesz mieć pewność dalszej pomocy dostawcy po zakończeniu projektu.

Z zasady zawsze ustalaj klauzulę wsparcia po zakończeniu prac, zanim praca się zacznie.

Na koniec musisz określić, czy przyszłe modyfikacje będą darmowe, czy objęte rabatem. To oszczędzi Ci później czasu, pieniędzy i bólu głowy.

10. Przygotuj swój zespół na miejscu

Gdy zaczynasz outsourcing, Twoja firma przyjmie wiele zmian w zarządzaniu i strukturze organizacyjnej. Zespoły zostaną poszerzone o zespół zagraniczny, który może pracować w wielu strefach czasowych.

Musisz więc przygotować zespół wewnętrzny do skutecznej pracy z nowymi zdalnymi kolegami. Zrób to jak najwcześniej i upewnij się, że wszyscy w organizacji akceptują tę zmianę.

Jak uniknąć porażek w outsourcingu projektów IT

Jak wszystko na świecie, omawiane podejście ma też swoje minusy. Istnieje jednak jasna strategia, jak obejść największe wyzwania outsourcingu IT.

Traktuj z szacunkiem każdą osobę z zespołu zewnętrznego

Poświęć trochę czasu na poznanie członków zespołu. Czy to przez wideokonferencję, czy inaczej - dopasuj twarze do nazwisk i dowiedz się, co ich napędza. Wniosek: traktuj zespół outsourcingowy jak partnera, którym ma być.

Staraj się rozłożyć część ryzyk

Czasem jako właściciel firmy albo CEOnapotykasz drobne, codzienne zadania, których nie lubisz. Jeśli to zadanie techniczne, o którym nic nie wiesz albo którego szczerze nie znosisz, spróbuj je zlecić na zewnątrz.

Jest duże prawdopodobieństwo, że takie zadanie pochłonie Ci mnóstwo czasu i energii, a wykwalifikowanemu specjaliście zajmie znacznie mniej.

Ustaw właściwe mechanizmy kontroli

Żeby rozwijać biznes, musisz poświęcać więcej czasu na jego budowanie niż na prowadzenie. Trochę czasu i wysiłku będziesz jednak musiał włożyć w zarządzanie zespołem outsourcingowym.

Istotną zaletą jest to, że firma outsourcingowa świadczy usługi zarządzania projektem.

Podsumowanie

Podsumowując: choć na drodze do udanego outsourcingu projektu biznesowego zawsze pojawią się wyzwania i trudności, jak w każdym innym biznesie, dla wielu firm korzyści przeważają nad ryzykiem.

Wysoko wykwalifikowani programiści offshore mogą zapewnić szybszą, tańszą i łatwiejszą realizację Twojego projektu, zwłaszcza w czasach po pandemii. Zrozumienie ryzyk i posiadanie strategii outsourcingu zagranicznego daje mapę drogową do sukcesu Twojego biznesu. 

Bez wątpienia dzięki tym wskazówkom unikniesz typowych porażek outsourcingu i skorzystasz z jego zalet.