Najlepsze szablony product backlogu dla Twojego startupu

Product backlog to najważniejszy artefakt w każdej firmie tworzącej produkty. Jak uporządkować ten kluczowy dokument? Zgodzisz się, że dla założycieli, product managerów i product ownerów (którzy często są tą samą osobą) zbudowanie działającego backlogu na podstawie strategicznej wizji wydaje się niemal niemożliwe.

Dlatego tak ważne jest, by mieli przed oczami dobrze ustrukturyzowany szablon product backlogu. Ta drobna (na pierwszy rzut oka) rzecz może przynieść w przyszłości znacznie lepsze efekty.

Proponujemy więc, byś przyjrzał się kilku przykładom product backlogów. Pamiętajmy też, że każdy zwinny szablon backlogu powinien odpowiadać na pytanie: „Jak ten szablon pomoże nam prowadzić rozwój we właściwym kierunku?”. Dzięki temu wybór najlepiej dopasowanego będzie 100 razy bardziej produktywny.

Zaczynajmy!

Czym jest szablon product backlogu?

Product backlog to lista działań rozwojowych nad produktem, której zespoły produktowe używają do planowania, priorytetyzacji i zarządzania zadaniami. Szablon product backlogu to z kolei lista wszystkich potencjalnych funkcji, które zostaną wdrożone w trakcie projektu. Jest priorytetyzowana pod kątem wartości biznesowej oraz utrzymywana i aktualizowana przez cały projekt. To jedyne źródło pracy dla zespołu projektowego, używane do planowania prac w każdej iteracji.

Zespoły deweloperskie często żonglują wieloma produktami naraz. Product backlog to narzędzie do zarządzania projektami, które pomaga zespołom śledzić projekty w miarę ich powstawania i kolejnych iteracji. Zadania o najwyższym priorytecie są na górze backlogu, więc zespoły wiedzą, czym zająć się najpierw.

Product backlogi ułatwiają zespołom planowanie i przydzielanie zasobów oraz stanowią jedno wiarygodne źródło informacji o tym, nad czym pracują zespoły deweloperskie. Jednocześnie backlogi pomagają programistom zarządzać oczekiwaniami interesariuszy i koordynować działania.

Szablon product backlogu to narzędzie często wykorzystywane w planowaniu zwinnym i planowaniu sprintów, które pozwala gromadzić wszystkie pomysły, planować epiki i priorytetyzować zadania. Wszystkie pomysły i zadania wrzucisz do szablonu product backlogu z dowolnego urządzenia i będziesz mieć pewność, że są w jednym miejscu.

Dlaczego warto mieć product backlog?

Zarządzanie product backlogiem to ważne zadanie w każdym cyklu życia produktu. Gdy produkty się rozwijają i zmieniają, utrzymywanie tej spriorytetyzowanej listy wymagań może stać się dużym wyzwaniem, jeśli robi się to nieumiejętnie. Dzięki szablonowi product backlogu skutecznie zapanujesz nad backlogiem i sprawniej zaplanujesz sprinty.

Product backlog to nie tylko lista nowych funkcji do zbudowania w produkcie, ale w istocie także zebranie informacji zwrotnej o produkcie ze wszystkich źródeł - od użytkowników, zespołu deweloperskiego, a nawet działu sprzedaży i marketingu. Dlatego zarządzanie product backlogiem jest kluczowe. Korzystając z dobrze ustrukturyzowanych szablonów do zarządzania projektami, product manager może śledzić backlog w najbardziej efektywny sposób.

Zalety szablonu backlogu projektu w Scrumie

W realiach rozwoju produktu łatwo przeoczyć nadchodzące funkcje, jeśli backlog nie jest na bieżąco zarządzany, monitorowany i ulepszany. Dzięki bogatym możliwościom szablonu product backlogu zrobisz to i wiele więcej.

Priorytetyzacja backlogu

Gdy lista zawiera mnóstwo elementów bez określonego porządku, staje się chaotyczna i bezużyteczna. Poniższe szablony ułatwiają nadanie backlogowi priorytetów w Twoim dokumencie. Ułatw zespołowi skupienie się na budowaniu najlepszego produktu!

Konfiguracja

Product backlog zawiera wszelkiego rodzaju zmiany w produkcie: nowe funkcje, zaktualizowane funkcje, opinie użytkowników, błędy, aktualizacje technologiczne itd. Dzięki możliwościom personalizacji naszych szablonów product backlogu wszystkim tym da się lepiej zarządzać - wystarczy dopasować szablon dedykowanymi typami zadań i polami do śledzenia opinii oraz pomysłów użytkowników.

Zintegrowany proces

Śledzenie backlogów bywa uciążliwe, gdy są porozrzucane po wielu listach. Dzięki jednolitej przestrzeni pracy, jaką dają nasze przykłady product backlogu, śledzenie backlogów i zarządzanie nimi stało się dużo prostsze. Płynna integracja product backlogu z planowaniem sprintów i procesem zarządzania wydaniami pozwala wykorzystać możliwości zespołu.

Wiele widoków dla lepszego zrozumienia

Szablon product backlogu daje różne widoki, które skutecznie pomagają zarządzać backlogiem. Możesz oglądać backlog jako prostą listę zadań albo jako szczegółową tabelę z takimi danymi jak kategoria, nakład pracy, priorytet i status pozycji. Możesz też wyświetlić go jako tablicę - intuicyjny widok pozwalający zrozumieć, na jakich etapach są poszczególne pozycje backlogu.

Pola własne

Pola własne, takie jak „Kategoria” i „Nakład pracy”, pozwalają dokładniej opisać pozycje backlogu. Jest to szczególnie pomocne dla product managera i zespołu przy planowaniu sprintu.

Śledzenie statusów

Backlog jest skuteczny wtedy, gdy jest stale ulepszany i aktualizowany, by stanowić jedyne autorytatywne źródło wymagań produktowych. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy istnieją różne statusy zapewniające podział i korygowanie zadań. Nasze szablony product backlogu oferują różne statusy - Nowy, Oczekujący, W toku, W przeglądzie, Wstrzymany, Zamknięty, Anulowany - zawsze pod ręką, by śledzić pozycje backlogu.

Najlepsze szablony product backlogu dla startupów

Backlog zorganizowany wokół struktury zespołów robi dokładnie to: jego hierarchię kształtuje forma organizacji - poszczególne zespoły pracujące nad produktem. Na przykład Zespół A, Zespół B, Zespół C albo Zespół Żółty i Niebieski, jak na obrazku.

Gdy product owner porządkuje backlog w ten sposób, dzieje się kilka rzeczy:

Zespoły mogą rozwiązywać zależności

Kiedy zespoły mocno od siebie zależne widzą swoje prace w toku obok siebie, nagle zyskują widoczność, której wcześniej nie miały. Taki układ znacznie upraszcza komunikację i rozwiązywanie zależności.

Szablon backlogu z historyjkami użytkownika może stracić kontekst

Gdy organizujemy pracę wokół zespołów, historyjki użytkownika tracą związek z ogólnymi celami i strategią. Obejściem jest uzupełnienie tej metody intensywnym stosowaniem tagów wydań do wyznaczania celów.

Produkty mogą przybierać nowe formy

Zostało to zbadane i udowodnione. Na dobre i na złe produkty przejmują cechy struktur organizacyjnych, które je tworzą. Zobacz prawo Conwaya i jego liczne konsekwencje.

Drugi sposób, w jaki product owner może uporządkować backlog - popularny w organizacjach lean - to przepływy i procesy potrzebne, by przeprowadzić pomysł przez pipeline aż do wydania. Mówiąc prościej: możesz mieć określone procesy zarządzania cyklem życia produktu, które chcesz odzwierciedlić w product backlogu.

Gdy porządkujemy backlog w ten sposób, może zdarzyć się kilka rzeczy:

Przepływ pracy można zoptymalizować

Kiedy dzielimy backlog na wysokopoziomowe kroki procesu, możemy uważnie obserwować przepływ między nimi i szukać sposobów na optymalizację.

Rozmiar backlogu można ograniczyć

Backlog zorientowany na proces jest szczególnie przydatny tam, gdzie product owner potrafi mówić „nie” i chce trzymać w backlogu jak najmniej pozycji.

Zainteresowani mogą się włączyć

Przy takim ustawieniu interesariusze mogą łatwo wnosić swoje pomysły, mając własne miejsce w backlogu, nazywane czasem „listą życzeń”. Jeśli pomysł zostanie przyjęty, trafia do product backlogu i zaczyna wędrować przez pipeline.

Historyjki użytkownika mogą stracić kontekst

Podobnie jak w pierwszym przykładzie, historyjki użytkownika w backlogu opartym na procesie mogą stracić kluczowy kontekst tego, jak wpisują się w szerszy obraz.

Zamiast wokół organizacji czy procesu możesz zorganizować backlog wokół produktu i stworzyć strukturę podziału komponentów lub dostarczanych elementów produktu.

Gdy porządkujemy backlog w ten sposób, może zdarzyć się kilka rzeczy:

Można wspierać modułowość produktu

Jeśli Twoja organizacja sprzedaje zewnętrznym dostawcom wiele części lub komponentów produktu (zamiast całego produktu), organizacja wokół komponentów pomoże Ci zrozumieć postęp zamówień lub dostawców.

Tradycyjne metody planowania mogą się sprawdzić

Jeśli stosujesz tradycyjne metody harmonogramowania, ten układ ułatwia planowanie i przejście na wykres Gantta, co z kolei pomaga zrozumieć, co prowadzi do gotowości całego komponentu do produkcji.

Koszty ogólne mogą być wysokie

Taka struktura wymaga przemyślenia i zaplanowania z wyprzedzeniem, zanim cokolwiek powstanie. W zależności od tego, co budujesz, możesz wygenerować duży narzut - zwłaszcza jeśli tworzysz backlog dla bezprecedensowego produktu.

Zarządzanie zależnościami bywa trudne

Gdy pojawiają się zmiany (a dziś zdarza się to często), rozwiązywanie wynikających z nich zależności utrudnia dostarczenie użytecznej funkcji bez sporego nakładu pracy i zamieszania.

Czwarty sposób porządkowania backlogu to horyzont planowania. Horyzont planowania - pięciostopniowa koncepcja powszechna w wielu organizacjach produktowych - zaczyna się wysoko, na poziomie wizji, i schodzi przez wiele poziomów aż do codziennych zobowiązań.

1. Wizja produktu
2. Mapa drogowa produktu
3. Plan wydania
4. Plan iteracji
5. Codzienne zobowiązanie

Organizacja wokół horyzontu planowania pozwala na:

Interesariusze łatwo to zrozumieją

Pamiętaj, jak wspomnieliśmy na początku, wielu interesariuszy chce po prostu wiedzieć, „kiedy ich zadanie będzie gotowe”. Uporządkowanie według horyzontu planowania pomaga im zrozumieć dokładnie, kiedy i czego się spodziewać.

Zobowiązania zespołu trudno odróżnić

Oczywistym problemem tej struktury jest znalezienie użytecznego i wartościowego sposobu na oddzielenie tego planu od zobowiązań zespołu, na przykład w sprincie.

W produkt wkłada się o wiele więcej pracy niż tylko funkcje, które oferuje — poprawki błędów, refaktoryzacje, usprawnienia procesów. Product backlog uporządkowany wokół tych różnych rodzajów pracy pomaga przenieść uwagę ze świetnej funkcji na inne rodzaje pracy potrzebne, by dostarczyć wartość klientom.

Oto co może się zdarzyć, gdy porządkujemy backlog według rodzaju pracy:

Zespoły mogą równomiernie rozłożyć uwagę

Przy takiej strukturze łatwiej powiedzieć zespołom, by wzięły przynajmniej jedną pozycję z każdego koszyka różnych rodzajów pracy. Łatwiej też zrozumieć rozkład pracy między poszczególne typy.

Klasy obsługi można uprościć

To podejście przydaje się także przy stosowaniu różnych klas obsługi (gdy jeden atrybut kolumny to za mało).

Wartość może stać się niewidoczna

Porządkowanie według rodzaju pracy bywa problematyczne, jeśli oznacza, że zapominamy o wartości, która zawsze powinna być na pierwszym miejscu. Dlatego zalecamy umieszczenie rodzaju pracy w jednej kolumnie, zamiast pozwalać mu zdominować strukturę backlogu.

Z zastrzeżeniem, że backlog można porządkować na wiele sposobów, przyjrzyjmy się teraz strukturze, którą polecamy najbardziej: backlogowi celowemu. Staramy się w nim odzwierciedlić cele i wizję produktu, rozbite na podfunkcje.

Oto co może się zdarzyć, gdy porządkujemy backlog wokół celów:

Zespoły mogą skupić się na wartości biznesowej

Zaletą tej struktury jest to, że niemal gwarantuje, iż zespoły:

• skupią się na pozycjach o wysokiej wartości biznesowej;
• ulepszą w produkcie właściwe rzeczy.

Praca staje się bardziej mierzalna i rozliczalna

Definiując te wysokopoziomowe cele (zwane też „epikami biznesowymi''), tworzymy szybkie, mierzalne pętle informacji zwrotnej, które pokazują, czy robimy właściwe rzeczy. Bierzemy też odpowiedzialność za realizację celów, którą widzimy codziennie w przygotowanym dokumencie.

Wskazówki, jak priorytetyzować product backlog dla udanego planowania sprintu

Zdefiniuj cele

Gdy już dobrze rozumiesz, kim są Twoi użytkownicy i z jakimi problemami się mierzą, możesz zacząć myśleć o tym, co Twój zespół może zrobić, by pomóc. Jeśli Twoja organizacja ma już uzgodnioną wizję przyszłości, pomoże Ci to określić zestaw celów.

Rozmawiaj z interesariuszami: liderami organizacji, sponsorami projektu i inwestorami. Zapewne mają na uwadze cele biznesowe związane z przyszłością produktu, ale to nie jedyne, które się liczą.

Mapy drogowe i wymagania

Zacznij od dwóch elementów: mapy drogowej i wymagań. To one są sercem każdego product backlogu. Mapa drogowa jest fundamentem tego, jak projekt się ukształtuje. Wymagania to lista pozycji backlogu, które zespoły deweloperskie muszą zrealizować, by ukończyć projekt. Spisz mapę drogową i wymagania, żeby zacząć budować wokół nich.

Załóżmy, że Twój zespół buduje aplikację pokazującą biegaczom, jak bezpieczna jest dana droga. Ponieważ ta aplikacja jest dla firmy najwyższym priorytetem, stanowi pierwszą i najważniejszą pozycję na mapie drogowej. Zespół musi najpierw zebrać dane o bezpieczeństwie dróg. Zbieranie danych wpiszesz więc jako wymaganie.

Spełniaj oczekiwania

Żeby wiedzieć, czy backlog poprowadzi rozwój we właściwym kierunku, musisz wiedzieć, kto czego od niego oczekuje.

• Jako członek zespołu chcę wiedzieć, nad którymi historyjkami pracować dalej, i rozumieć, jak moja praca wpisuje się w całość.
• Jako product owner chcę widzieć, jak funkcje się rozwijają, żeby móc korygować i doprecyzowywać priorytety wraz z zespołem.
• Jako lider projektu chcę widzieć, jak rozwija się produkt i jak przebiegają ogólne postępy.
• Jako interesariusz chcę wiedzieć, kiedy mój produkt będzie gotowy.

Sortowanie

Aby skalować backlog, pogrupuj zadania na krótko- i długoterminowe. Product owner powinien dopracować zadania krótkoterminowe przed ich posortowaniem: upewnić się, że zespoły deweloperskie i projektowe są na tej samej fali, oraz uściślić estymacje. Cele długoterminowe mogą pozostać ogólne, ale powinny mieć zarys opisu i orientacyjny termin.

Podziel się backlogiem i zbierz opinie

Na tym etapie masz już wstępny backlog. Praca jednak jeszcze się nie skończyła. W product backlogu może brakować kluczowych kwestii, takich jak implikacje handlowe czy ograniczenia zewnętrzne. Koniecznie przedstaw backlog kluczowym interesariuszom, by ich uwagi zostały uwzględnione z wyprzedzeniem.

Regularne przeglądy zespołowe

Gdy stworzysz już product backlog, czas go przejrzeć. Product ownerzy powinni okresowo porządkować backlog przed każdym spotkaniem planistycznym. Warto zwłaszcza ponownie sprawdzić priorytety i upewnić się, że programiści wdrażają uwagi.

Podsumowanie

I to tyle! Sześć szablonów product backlogu do uporządkowania zwinnego backlogu. Oczywiście, jak w każdej dziedzinie, dla najlepszych efektów zwykle łączy się kilka z tych podejść do zarządzania projektami, a nie stosuje tylko jedno. 

Kluczem jest systematyczne, projektowe podejście do tego, jak tworzysz i porządkujesz backlog - zwłaszcza w dużej skali - i doskonalenie go na tej podstawie. Efekty przyjdą same.

Chcesz wiedzieć, co jeszcze przyspieszy nadejście efektów? Połączenie sił z doświadczonymi inżynierami oprogramowania i scrum masterami.

Rzeczywiście, zatrudnianie zdalnych programistów to najlepsza strategia po pandemii. Ideamotive działa już od dłuższego czasu i doskonale wie, jak outsourcing IT może pomóc współczesnym projektom.

Nasz marketplace talentów technologicznych jest zawsze gotów uzupełnić Twój zespół o potrzebnych specjalistów:

• programiści Ruby on Rails 
• programiści React Native 
• programiści React 
• programiści Java
• programiści HubSpot
• programiści Python 
• programiści .NET

Nie masz jeszcze opracowanej strategii rozwoju produktu cyfrowego? Zwróć się do zweryfikowanych specjalistów z wieloletnim doświadczeniem. 

Najlepsi specjaliści IT dopasowani do Twojej branży, technologii i kultury firmy pomogą Ci sprawniej budować i śledzić product backlog oraz nim zarządzać!

Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej!