Aby spełniać oczekiwania użytkowników końcowych, firmy nieustannie ulepszają swoje produkty, dodają nowe funkcje i dopracowują istniejące. Rzecz jasna, produkty software'owe nie mogą istnieć bez porządnego designu. Dlatego pomysł, by pomóc zespołowi designerskiemu rosnąć w tym samym kierunku, nie wydaje się wcale błahy.
Nawet mimo przygotowanego planu skalowania oczekiwany efekt nie zawsze się pojawia. Badacze z Uniwersytetu Kalifornijskiego w Berkeley i ze Stanforda ustalili, że 90% nowych firm upada z powodu przedwczesnej ekspansji.
Pojawia się wtedy pytanie: „Jak skutecznie zwiększyć liczbę osób w zespole designerskim?”. Nasza odpowiedź: nauczyć się skalować zespół designerski, czyli wdrożyć inteligentną skalowalność opartą na zwinnych metodykach i wzroście zespołu na żądanie.
Według 15th State of Agile Report95% respondentów w jakimś stopniu korzysta z Agile. Zwinne podejścia służą zwykle do organizacji pracy małych zespołów.
Co jednak zrobić, gdy szybko zmieniający się rynek i popyt na wysokiej jakości rozwiązania IT zmuszają Cię do przyspieszania i rozszerzania projektów? Jak skutecznie skalować zespół designerski i nie stracić ani produktywności, ani jakości projektów?
Rozłóżmy to na czynniki pierwsze!
Czym jest skalowanie?
Skalowanie to transformacja kulturowa, w której ludzie, praktyki i narzędzia firmy poprawiają współpracę i napędzają strategię korporacyjną.
Ostatecznie zmiany w tych obszarach doprowadzą do zdecentralizowanego procesu decyzyjnego, większej przejrzystości i spójności pracy oraz szybszego wprowadzania produktu na rynek. Wartości zwinne stają się przy tym fundamentem organizacji.
Po co skalować zespoły produktowe
Globalna cyfryzacja stała się kluczowym motorem transformacji procesów w firmach. Szybkie dostarczanie produktów IT na rynek i umiejętność dostosowania się do zmieniających się warunków to jedne z głównych wartości każdego nowoczesnego biznesu.
Niestabilna sytuacja na świecie również sprzyja szybkiemu przechodzeniu do cyfrowego ekosystemu, gdy produkty i usługi masowo migrują do internetu.
W takich warunkach firmy sprawdzają swoją wytrzymałość i zdolność do szybkiej adaptacji do nieoczekiwanych zmian. Część z nich nie jest jednak na nie gotowa i mierzy się ze spadkiem satysfakcji klientów, udziału w rynku, przychodów i nie tylko.
Aby zdobyć przewagę konkurencyjną, organizacje skracają czas wejścia na rynek. Jak jednak zrobić to w czasie kryzysu?
Dzięki skalowaniu w Agile.
Wyniki ankiety pokazują, że po wdrożeniu zwinnych metodyk tempo dostarczania produktu rośnie średnio o 75%. Gdy to nie wystarczy, by być z przodu, trzeba dostosować się do zmian nie tylko na poziomie zespołu, ale w całej organizacji.
Jakie daje korzyści?
Korzyść nr 1
Stosując zasadę inteligentnej skalowalności, firmy mogą zwiększać lub zmniejszać zespół, jakim są projektanci stron na żądanie i w krótkim czasie, w zależności od celów biznesowych.
Korzyść nr 2
Proces skalowania polega na podzieleniu zespołu na małe grupy, między którymi trzeba zbudować skuteczną współpracę. Dążąc do wykonania zadania z jakością, a nie do szybkiego zamknięcia iteracji, projektanci produktu wykształcają mentalność zespołową i blisko ze sobą współpracują.
Korzyść nr 3
Połączenie wszystkich działów i zespołów jednym systemem zarządzania podnosi produktywność. Każdy pracownik wie, do kogo się zwrócić w nieprzewidzianych sytuacjach (czy to do projektanta produktu, czy do projektanta UX), rozumie swoje obowiązki, przypisaną rolę i ogólny cel projektu, co pomaga ograniczyć przestoje.
Korzyść nr 4
Do tego projektanci zyskują większą odpowiedzialność i samodzielność w decyzjach. Coraz częściej korzystają z własnej wiedzy i doświadczenia oraz pokazują swój potencjał, zamiast zwracać się do menedżerów z prostymi problemami.
Jak skalować zespół designerski w 6 prostych krokach
Aby dowiedzieć się, jak skalować zespół designerski i skutecznie zwiększać liczbę jego członków, trzeba wziąć pod uwagę kilka czynników. Oto, co polecamy:
1. Zrób plan
Warto zadbać o to już na starcie skalowania projektu, przy rekrutacji. W miarę wzrostu zespołu trzeba stale rozwijać strategię dopasowaną do jego aktualnego kształtu. Plan skalowania obejmuje wszystkie działania w toku pracy: od technicznych (narzędzia i infrastruktura) po hierarchię zespołu i zarządzanie zasobami.
Jeśli chcesz skupić się na zadaniach o wyższym priorytecie, możesz zatrudnić konsultanta, który zorganizuje proces od zera, przeanalizuje obecną sytuację w projekcie i przygotuje plan przejścia na nowe praktyki.
2. Ustal priorytety
Aby zadania miały właściwe priorytety, a działania były zgodne z planem, dobrą praktyką jest wyznaczenie kilku podstawowych celów biznesowych. Ułatwi to pozyskiwanie właściwych ludzi dzięki wcześniej określonej wiedzy technicznej potrzebnej do produktywnej pracy.
Na przykład jeśli celem projektu jest nadążanie za trendami w projektowaniu stron e-commerce, dalekowzroczną i skuteczną strategią jest zaangażowanie specjalistów, którzy dobrze znają złote zasady udanego produktu e-commerce. Usprawni to rutynowe kontrole i skróci czas iteracji.
3. Znajdź specjalistów
Sukces i jakość oprogramowania w dużej mierze zależą od jakości pracy zespołu. Dlatego ważne jest, by wybrać projektanta produktu z odpowiednim zestawem umiejętności nie tylko na starcie projektu, ale też wtedy, gdy potrzebne jest rozszerzenie zespołu.
Gdy zasoby wewnętrzne nie wystarczą, by przeskalować się w potrzebnym stopniu, organizacje korzystają z doświadczenia firm outsourcingowych. Zatrudniając wyłącznie lokalne talenty, można bowiem natrafić na niedobór takich ekspertów jak projektantów 3D i eksperci od prototypowania oprogramowania.
Bardzo się to przydaje na przykład wtedy, gdy zakres prac w projekcie regularnie się zmienia, co wymusza powiększanie grupy projektantów UX/UI. W zależności od wielkości obciążenia partner outsourcingowy dokłada dodatkowe zasoby albo na żądanie zmniejsza zespół projektantów.
Dzięki terminowemu przekazywaniu wiedzy w zespole i kontroli nad realizacją zadań zwiększanie liczby specjalistów przebiega sprawnie.
4. Onboarding
Pytanie o to, jak skalować zespół designerski, oznacza przede wszystkim potrzebę aktywnego zatrudniania i wdrażania specjalistów.
Trzeba szybko i systematycznie wdrażać ludzi, dostarczać potrzebne informacje, wskazywać osoby kontaktowe i wyznaczyć mentora. Stałe wsparcie specjalisty - także po dołączeniu do zespołu - jest bardzo ważne. Zwłaszcza ze strony mentora.
Mówiąc wprost, potrzebny jest proces: nowej osobie trzeba przekazać nie tylko wiedzę techniczną o standardach kodu i architekturze, ale też opowiedzieć historię projektu oraz zapoznać ją ze strukturą organizacyjną i kompetencjami w zespole.
Jak wygląda onboarding:
- List powitalny. Ciepłe słowa, ogólny opis projektu i zespołu. Celem jest zbudowanie odpowiedniego nastroju i ukształtowanie oczekiwań wobec onboardingu.
- Zbiórka nietechniczna. Ogólne informacje o strukturze organizacyjnej i komponentowej projektu, wprowadzenie do podstawowych procesów i oczekiwań, niezbędne minimum kontekstu o obecnej sytuacji oraz najbliższe plany.
- Zbiórka techniczna. Poznanie liderów designu i architektury komponentów, standardów projektowych oraz praktyk przyjętych w projekcie. Zapoznanie się z kodem i zależnościami. Szybki rzut oka na to, jakich trendów w projektowaniu UX/UI i przykazań trzyma się firma.
- Uporządkowana lista wszystkich potrzebnych materiałów. Folder specjalnego przeznaczenia z danymi o roboczych kanałach komunikacji, obszarach w Figmie, kalendarzach spotkań, kontaktach do kluczowych interesariuszy i słowniczkiem projektu. Do tego linki do aktualnych schematów organizacyjnych i innych przydatnych informacji.
Co zyskujemy po wdrożeniu tej struktury:
- Oszczędzamy czas zarówno doświadczonym członkom zespołu, jak i nowym osobom. Nikt nie rozprasza się sprawdzaniem, zatwierdzaniem, pomaganiem czy szukaniem. Działania i osoby odpowiedzialne są z góry wyznaczone.
- Zaangażowani specjaliści racjonalnie gospodarują czasem: każde działanie jest zaplanowane z wyprzedzeniem, mieści się w dziennym obciążeniu i nie koliduje z głównymi zadaniami.
- Nowa osoba nie czuje się porzucona - zawsze wie, co robić i kogo prosić o pomoc.
- Ten system jest wysoce skalowalny.
5. Ułóż procesy
Warto od czasu do czasu spojrzeć na zegar i regularnie monitorować postępy oraz wyniki pracy. Chodzi o to, by zobaczyć, w których obszarach wykonywane są działania nieprzewidziane w planie, a gdzie trzeba wzmocnić kontrolę i zwiększyć lub zmniejszyć liczbę osób, jakimi są projektantów cyfrowych. To pomoże Ci nauczyć się skalowania zespołu designerskiego. Będziesz też mógł wybrać właściwy moment na skalowanie i wdrożyć je tam, gdzie ma największy sens.
Wskazówka: Pełną przejrzystość procesów uzyskasz, wprowadzając jednolity system raportowania, zarządzanie ryzykiem i jasną strategię projektowania oprogramowania.
6. Ustal KPI
KPI pomagają motywować członków zespołu. Indywidualnie dobrane cele dla każdego specjalisty pozwalają rozwijać się samym pracownikom, którzy zaczynają lepiej rozumieć dążenia biznesu i projektu.
Troska i zainteresowanie postępami wszystkich uczestników zapewniają produktywne skalowanie, ciągłą interakcję i pracę jako jeden system.
Przykład z życia
Spotify to popularny serwis muzyczny z milionami użytkowników, który wyrósł z małego szwedzkiego startupu. Sukces zawdzięcza elastycznemu systemowi zarządzania, który pozwolił firmie szybko się rozwijać na początkowym etapie. Spotify jest zwinne i początkowo pracowało metodą Scrum. Zarząd postanowił jednak przekształcić technologię i opracował własny system zarządzania, który później stał się znany jako Spotify Model. Dziś korzystają z niego firmy na całym świecie.
Spotify Model to zwinny system skalowania, który pomógł firmie postawić na autonomię przy zachowaniu komunikacji, odpowiedzialności i jakości. Ten sposób zarządzania zyskał popularność w obszarze transformacji zwinnej. Model zakłada autonomię zespołów, które same wybierają, w jakim systemie pracują: Scrum, Kanban albo ich połączenie - Scrumban. Do koordynowania decyzji oraz dzielenia się rozwiązaniami i wiedzą służą squady, klany, działy i gildie. Model pozwala uporządkować organizację produkcji, pozostając w ramach elastycznego systemu Agile.
Kto wie, może ten przykład zainspiruje Cię, jak skalować zespół designerski!
Podsumowanie
Bardzo konkurencyjna przestrzeń IT zmusza firmy do szybkiego rozwoju, a więc do skalowania projektów, a za nimi - do nauki skalowania zespołu designerskiego.
Wprowadzenie rozsądnego skalowania pomaga poszerzać horyzonty i nie tracić produktywności. Oparte na zwinnych metodykach podejście przyspiesza wejście na rynek i pomaga dostosować się do szybko zmieniających się warunków w całej organizacji.
Właściwie dobrany zespół, jasna strategia, priorytetyzacja zadań i wyznaczenie KPI pomogą Ci osiągnąć zamierzone wyniki i pozostać liczącym się graczem na rynku.
